Laut einer BITKOM-Studie aus dem Jahr 2013 digitalisiert nur etwa jeder achte seine Dokumente - aber woran liegt’s? Es fehlen weder die Anbieter, noch die technischen Geräte, um seine Dokumente digital zu archivieren. Mit Deinem Smartphone und verschiedenen Scan-Apps auf dem Markt hast Du eigentlich das Handwerkzeug, um Deine Dokumente einzuscannen und die Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung zu nutzen. Wir glauben, dass der Markt eine wichtige Tatsache bisher ignoriert hat: Es besteht weiterhin ein Bedarf für die Archivierung vieler Originale!
Rechtliche Vorschriften und das zögerliche Verhalten vieler Firmen und Behörden beim Schritt in Richtung “digitale Verwaltung” sind das Problem: Nutzer eines digitalen Dokumenten-Managements sind gezwungen, zwei verschiedene Ordnungssysteme zu pflegen. Das bedeutet ein Mehr an Zeitaufwand und macht viele Vorteile der digitalen Verwaltung zunichte. Und wer seine Unterlagen bisher klassisch im Leitz Ordner archiviert, sieht dann keinen Gewinn in der digitalen Dokumentenverwaltung.
Um dieses Dilemma aufzuheben, haben wir uns vor einem Jahr dazu entschieden, unsere Scan-App um ein Scan- und Archivierungs-Tool zu ergänzen: Das sind die fileeebox und der Scanaufsatz.
Dokumente scannen und ablegen: Den Deckel der fileeebox benutzt Du als Scanunterlage. Er ist mit einem Barcode versehen. Nachdem Du Dein Dokument mit der fileee App digitalisiert hast, legst Du das Original in die fileeeBox. Beim Scanvorgang erkennt unsere App den Code im Deckel. Die digitale Kopie in der App ist danach eindeutig mit dem Original in der Box verknüpft. Gleichzeitig ermittelt die App die Position des analogen Dokuments in der Box. Die fileeeApp liefert auf diese Weise einen genauen Überblick über den Inhalt der Box.
Dokumente suchen und finden: Wenn Du später ein Originaldokument benötigst, zeigt Dir die App die genaue Position und die Höhe des Dokuments innerhalb der Box an. Wenn Du mehrere fileeeboxen benutzt, gibt Dir die App an, in welcher Box sich Dein Dokument befindet. Mit der App kannst Du aber auch virtuell durch Deine fileeeboxen blättern.
Der Scanaufsatz rundet Deine digitale Dokumentenverwaltung ab, denn er beschleunigt den Scanvorgang und maximiert die Qualität Deiner Scans. Den Scanaufsatz benutzt Du mit Deinem Smartphone. Ein LED-Licht erzeugt perfekte Lichtverhältnisse und der Aufsatz sorgt für den richtigen Abstand zum Dokument. Sobald das Dokument im Aufsatz liegt, löst die fileee App automatisch aus und Du kannst das Dokument in der Box ablegen.
Vor allen anderen erhältst Du dann exklusive Infos über Verkaufsstart und über Preise. Du sicherst Dir eine fileeeBox aus der ersten limitierten Auflage - natürlich ohne Kaufverpflichtung - und nimmst gleichzeitig an einer Verlosung teil: Gewinne mit etwas Glück ein iPhone6, fileeeBoxen oder Scanservice Gutscheine.
