Um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu beschleunigen, ist ein
papierloses Büro unumgänglich, denn es sorgt für
mehr Übersicht und ermöglicht ein
effizienteres Arbeiten. Einen wichtigen Aspekt in der Optimierung und einen
Grundstein bei der Digitalisierung eines Unternehmens stellt die
digitale Rechnungsverarbeitung dar. Mit ihr verbessert man Workflows, denn sie ermöglicht ein flexibles Bearbeiten und eine simple
Organisation, Speicherung und Verwaltung von Daten. Um
kostensparend und gleichzeitig
umweltfreundlich zu arbeiten, sollte man im ersten Schritt damit beginnen, seinen
Rechnungseingang zu digitalisieren.
1. Die manuelle Rechnungsbearbeitung - Zeit, den Rechnungseingang zu digitalisieren?
Für viele Mitarbeitende gehört der Rechnungseingang in Papierform weiterhin zum normalen beruflichen Alltag und ist von dort nicht wegzudenken. Allerdings ist das Arbeiten mit Papierrechnungen nicht nur unwirtschaftlich, sondern auch nicht besonders umweltfreundlich. Digitale Lösungen für Arbeitsabläufe zu finden und unter anderem seinen Rechnungseingang zu automatisieren ist dementsprechend sowohl ökonomisch als auch ökologisch nachhaltiger.
Hier alle Fakten zur manuellen Rechnungsbearbeitung:
- Hoher Papierverbrauch
Oft werden mehrere Kopien einer Rechnung ausgedruckt und im Unternehmen in Umlauf gebracht. - Zeitaufwand
Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist im Kontrast zur digitalen Rechnungsbearbeitung langatmig und ineffizient; die Bearbeitungszeit kann pro Rechnung bis zu 14 Tage dauern und könnte besser in die Erledigung anderer Aufgaben fließen. - Desorganisation
Mitarbeitende wissen oft nicht, welchen Status eine Rechnung hat und in welcher Abteilung sie sich befindet. Dies führt zu Zeitverzögerungen und Fehlern bei der Bearbeitung. - Versäumte Zahlungsfristen
Die zu lange Bearbeitungszeit kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Zahlungsfristen nicht eingehalten werden, wodurch Mahngebühren anfallen können. - Medienbrüche
Arbeitsprozesse werden durch Medienbrüche verkompliziert, denn oft werden Rechnungen, die per E-Mail eingegangen sind, ausgedruckt und firmenintern auf Papier weiterbearbeitet. - Hohe Personalkosten
Das fehlerbehaftete System erfordert einen großen Aufwand an Rechnungskorrekturen, was viel Zeit frisst und Personalkosten verursacht. - Skonto-Verlust
Durch das Überschreiten von Skontofristen riskieren Unternehmen ihre Skonti. Es drohen Verluste von Kosteneinsparungen und Rabatten.
2. Digitaler Rechnungseingang: die Situation in Deutschland
Der wirtschaftliche Markt in Deutschland besteht zu mehr als 99 % aus KMU, über 2 Millionen Firmen sind Kleinstunternehmen. Glücklicherweise gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihre Büro- und Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und Abstand von papierbasierten Abläufen zu nehmen. Eine Bitkom-Studie hat ergeben, dass mittlerweile nur noch jedes vierte Unternehmen im Firmenalltag größtenteils Gebrauch von Papier macht. Allerdings sind kleine und mittlere Unternehmen am wenigsten digitalisiert – hier ergeben sich wichtige Wettbewerbsvorteile für KMU.
Die Bereitschaft, in eine Digitalisierung der eigenen Arbeitsprozesse und somit auch in eine digitale Rechnungsverarbeitung zu investieren, wird jedoch immer größer. Mehr als 87 % aller Unternehmen investierten bereits in der Vergangenheit in die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Im Jahr 2021 investierten vier von zehn Unternehmen ins Digitaloffice und mehr als 44 % gaben an, zukünftig in digitale Alternativen investieren zu wollen. Lediglich 6 % aller befragten Unternehmen bekundeten, kein Interesse an einer Digitalisierung ihrer Abläufe zu haben. Jedoch wurde im Zusammenhang mit der Pandemie und aufgrund des technologischen Fortschritts eine Investition in die Digitalisierung immer wichtiger. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist es sehr wichtig, effizient und zukunftsorientiert zu arbeiten, da man mit einer Digitalisierung Kosten und Zeit sparen kann. Mithilfe automatisierter Prozesse wird die Produktivität gesteigert. Wer sich mit dem Thema Digitalisierung noch nicht befasst hat, kann im ersten Schritt damit beginnen, den eigenen Rechnungseingang zu digitalisieren. Denn der digitale Rechnungseingang ist ein einfach umzusetzender Prozess, der dennoch zentral für Unternehmen ist und sich schnell rechnet.
3. Welche Vorteile bringt es, den Rechnungseingang zu digitalisieren?
Ein digitaler Rechnungseingang bringt einige positive Aspekte mit sich, von denen nicht nur ein Unternehmen selbst, sondern auch dessen Mitarbeitende profitieren. Darum lohnt es sich, den Rechnungseingang zu digitalisieren – hier die Vorteile:
- Zeitersparnis
Durch die Zentralisierung des E-Mail-Eingangs haben alle wichtigen Personen sofortigen Zugriff auf die digitalen Rechnungen. Dies beschleunigt die Arbeitsprozesse enorm und führt zu einer niedrigeren Durchlaufzeit, als es mit Papierrechnungen der Fall ist. Rechnungen werden nämlich oftmals an den falschen Adressaten verschickt – bis das Dokument firmenintern an der korrekten Stelle ankommt, kann viel Zeit vergehen. Zentrale E-Mailzugänge beschleunigen diesen Prozess ohne Medienbrüche.
- Weniger Fehler
Papierrechnungen gehen oft durch viele Hände und mehrere interne Abteilungen. Dabei schleichen sich leicht Fehler während der Rechnungsbearbeitung ein. Dies wird durch die digitale Rechnungsverarbeitung minimiert. Manuelle Arbeitsprozesse bringen im Allgemeinen durchschnittlich eine höhere Fehlerquote mit sich und sind weniger präzise. Die digitale Bearbeitung erfolgt mit weitaus mehr Akkuratesse und Zuverlässigkeit. Mit Hilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) können die Rechnungsdaten höchst präzise ausgelesen werden und es finden keine Übertragungsfehler statt. - Mehr Zuverlässigkeit
Falls das Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführt, können alle Unterlagen vollständig und digital eingesehen werden – dies verhindert den Stress des lästigen Zusammensuchens der Dokumente und hinterlässt einen guten Eindruck beim Prüfer. - Bessere Organisation
Den Rechnungseingang zu digitalisieren bedeutet, eine fortlaufende Buchhaltung durchführen zu können. Dies erspart das lästige Ordnen und Archivieren am Ende der Buchungsperiode. Hiermit wird der klassische Monatsabschluss weniger aufwendig, da man die Vorarbeit bereits (manuell oder automatisiert) geleistet hat. - Umweltfreundlichkeit
Mit Papierverbrauch geht auch immer eine Belastung der Natur und Umwelt einher. Industrielle Forstwirtschaft, Wasserverbrauch, Chemikalien – all das führt zu einer schlechten Ökobilanz. Unnötige Papierberge zu minimieren und Prozesse zu digitalisieren kann nicht nur ökonomisch nachhaltig, sondern auch ein wichtiger Schritt im Bereich ökologischer Nachhaltigkeit sein.
4. Das Rechnungswesen: mit intelligenter Software den Rechnungseingang digitalisieren
Mit digitalen Lösungen werden Arbeitsprozesse vereinfacht und verschlankt. Die eigenen Mitarbeitenden zu entlasten und sie von manuellen Aufgaben, die auch eine Software oder Künstliche Intelligenz einfach übernehmen kann, zu befreien, ist für Unternehmen zunehmend essenziell, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Kosten zu sparen. Den Rechnungseingang zu digitalisieren, ist dabei eine gute erste Maßnahme. Wer seinen Rechnungseingang digitalisieren und automatisieren möchte, braucht dafür eine geeignete DMS-Software. Diese soll dafür sorgen, dass …
- alle Rechnungen digital einsehbar sind und geordnet vorliegen.
- die zuständigen Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort Zugriff auf die Rechnungen haben und sie digital freigeben können.
- das Kontieren und Bezahlen der Rechnungenebenfalls digital abgewickelt werden kann.
Digitale Rechnungen mit einer Software auslesenEssenziell für den
digitalen Rechnungseingang ist eine intelligente Software,
die per OCR alle wichtigen Daten, die die Rechnungen beinhalten,
ausliest. Dies gilt nicht nur für die eingegangenen
Papierrechnungen, sondern auch für alle Rechnungen, die
via E-Mail oder per EDI (Elektronischer Datenaustausch) in einem anderen Format angekommen sind.
Mit dem
digitalen Auslesen der Daten spart man gegenüber der aufwendigen manuellen Eingabe sehr viel Zeit, denn eine Rechnung verfügt über etliche, wichtige Informationen. Gute OCR-Software minimiert zudem die
Fehleranfälligkeit, die beim Abtippen von beispielsweise Zahlen schnell schwerwiegende Folgen haben kann. So kann OCR das Vier-Augen-Prinzip mittelfristig ersetzen. Zu den
ausgelesenen Daten gehören neben dem Namen des Verkäufers und der Produktbeschreibung auch das Kaufdatum, der Einzelpreis der Ware, der Gesamtpreis und die Menge der gekauften Produkte. Weiterhin geben die
Informationen auf der Rechnung Auskunft über die vereinbarten Zahlungsbedingungen, die Versandkosten, Steuerbeträge und mögliche Rabatte.
Praxistipp: Nachdem Deine Rechnung digital ausgelesen und alle wichtigen Daten erkannt wurden, kannst Du direkt in der fileee-App oder Webanwendung die importierte Rechnung mit
fileee Pay bezahlen. So sparst Du noch mehr Zeit in Deinen Prozessen.
5. Den Rechnungseingang digitalisieren – wie geht das?
Damit man als Unternehmen seinen
Rechnungseingang automatisieren kann, muss man zunächst den
Rechnungseingang digitalisieren. Dafür ist es wichtig, sich an alle
Lieferanten zu wenden und sie darum zu bitten, zukünftig auf Rechnungen per Papierpost zu verzichten und stattdessen auf eine gänzlich
digitale Rechnungsstellung zurückzugreifen. Dies gilt ebenso für neue Lieferanten – vorzugsweise sollte man bei diesen gleich zu Beginn eine digitale Rechnung anfordern.
Wichtig: Es muss unbedingt eine
zentrale E-Mail-Adresse für alle eingehenden Rechnungen einrichtet werden, auf die jeder zuständige Mitarbeitende Zugriff hat. Nur so kann man alle
elektronischen Rechnungen an einem Ort sammeln und erspart sich ein mühseliges und unübersichtliches Hin-und-her-Geschiebe in verschiedene Ordner!
Intelligente Dokumentenmanagementsysteme erlauben automatisierten E-Mailimport durch Anbindung des Postfachs oder per Weiterleitung der E-Mail an eine individuelle E-Mail-Adresse. Nicht alle Betriebe werden ihre
Arbeitsprozesse digitalisieren, deshalb wird es zukünftig weiterhin Rechnungen geben, die auf dem Postweg eintreffen. Dies macht einen
komplett digitalen Rechnungseingang unmöglich. Alle Rechnungen, die per Brief oder Fax eintreffen, müssen daher zunächst immer
gescannt und dann als digitales Dokument
abgespeichert und
importiert werden. Hier gilt es, die Anzahl dieser manuellen Scans zu minimieren und durch beispielsweise
mobile Scan-Möglichkeiten den Prozess zu optimieren.
6. Wie werden digitale Rechnungen archiviert?
In den
GoBD(Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zum Datenzugriff) ist gesetzlich geregelt, dass sämtliche Rechnungen im Originalformat archiviert werden müssen. Das bedeutet, dass man im Falle einer Papierrechnung nicht immer drum herumkommt, das Papierdokument aufzubewahren.
Wenn es um Rechnungen per E-Mail geht, gilt hinsichtlich der Archivierung folgendes: Erhält die E-Mail wichtige Informationen, die im Zusammenhang mit der eigentlichen Rechnung im Anhang stehen, ist man dazu verpflichtet, die E-Mail selbst zu archivieren. Ist dies nicht der Fall, reicht es aus, lediglich die Rechnung zu archivieren. Um jedoch kein Risiko einzugehen, ist in jeden Fall eine
Software mit einer automatischen E-Mail-Archivierungsfunktion via Cloud zu empfehlen.
Wichtig: Für unterschiedliche Arten von Dokumentengelten
verschiedene Aufbewahrungsfristen. Rechnungen sowie Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufgehoben werden. Zudem ist man verpflichtet, alle digitalen Dokumente
revisionssicher zu archivieren. Dies bedeutet, dass ablegte Dokumente ab dem Moment der Archivierung
nicht gelöscht oder verändert werden dürfen.
Praxistipp:
fileeeBusiness ist ein
DMS, mit dem man alle Dokumente digitalisieren, mittels
OCR und KI-basierter Analyse auslesen und
revisionssicher archivieren kann. Zudem bietet das fileee DMS eine
Anbindung an verschiedene wichtige Dienste wie DATEV, mit dem man seine Buchhaltung unkompliziert erledigen oder mit der Steuerkanzlei arbeiten kann.
7. Digitale Rechnungen und die Rechtslage - worauf gilt es zu achten?
Wenn man den
Rechnungseingang automatisieren will, sollte man sich zunächst mit der
Rechtslage vertraut machen: Digitale Rechnungen sind genauso rechtskräftig wie Papierrechnungen. Elementar beim
digitalen Dokumentenmanagement ist immer, dass alle Rechnungen die vorausgesetzten
Pflichtangaben wie beispielsweise das Ausstellungsdatum, den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen. Weiterhin sollten sie klar lesbar sein und es muss garantiert werden, dass sie entsprechend allen Gesichtspunkten der
Datensicherheit verwahrt werden und immer wiederzufinden sind.
Eine digitale Rechnung muss digital aufbewahrt werde, denn laut den Regeln der GoBD müssen Originaldokumente immer unverfälscht archiviert werden. Ein Medienbruch, nämlich das Ausdrucken und Abheften eines digitalen Dokuments, stellt einen Verstoß gegen die
Richtlinien dar.
Damit eine Rechnung laut
HGB (Handelsgesetzbuch), der AO (Abgabenordnung) und der
GoBD als
revisionssicher archiviert gilt, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:
- Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Verfügbarkeit
- Zugriffsschutz
- Sicherheit
Was dies genau bedeutet und welche
Anforderungen ein Dokumentenmanagement-System erfüllen muss, um laut der
GoBD als revisionssicher zu gelten, erfährt man beispielsweise in der
GoBD-Checkliste von Bitkom.
8. Den Rechnungseingang und die Buchhaltung digitalisieren - wie läuft das ab?
Eine
digitalisierte Buchhaltung ist oft einer der ersten Schritte zu einem
papierlosen Büro. Grundlage dafür ist es, zunächst den
Rechnungseingang zu digitalisieren. Wenn man alle digitalisierten Dokumente beisammen hat, benötigt man eine
automatisierte Rechnungssoftware. Die ist für die
Verwaltung und Bearbeitung aller Finanzunterlagen notwendig und wickelt alle
Buchhaltungsaufgaben automatisiert ab. Unter anderem ist die Software in der Lage, unterschiedliche Arten von Belegen wie beispielsweise Angebote,
Lieferscheine sowie
Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu erstellen oder zusammengehörige
Belege miteinander zu vergleichen. Mit der Software können auch
automatische Rechnungsfreigaben erstellt werden.
Ganz besonders wichtig ist: Man sollte immer mit dem oder der Steuerberater:in Rücksprache halten, ob die eigenen Maßnahmen mit den Anforderungen der
GoBD übereinstimmen. So erspart man sich bei einer Betriebsprüfung Ärger mit dem Finanzamt.
