Die Anforderungen an eine E-Rechnung umfassen diverse Aspekte, die sowohl die rechtliche Konformität als auch die praktische Funktionalität sicherstellen sollen. Dabei orientiert man sich an einigen grundlegenden Prinzipien, die auch für klassische Papierrechnungen gelten. In Deutschland müssen E-Rechnungen beispielsweise gemäß dem Umsatzsteuergesetz bestimmte Pflichtangaben enthalten. Zudem müssen sie ein elektronisches Format haben, das die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Hierfür gibt es in Deutschland unterschiedliche Formate, die die EN-16931 Norm erfüllen und dementsprechend eine standardisierte Struktur für die elektronische Rechnungsstellung bieten. Darüber hinaus müssen Unternehmen garantieren, dass ihre E-Rechnungsprozesse den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen und die Rechnungen für den vorgeschriebenen Zeitraum digital gespeichert werden können.
Zusätzlich müssen diese Anforderungen währen der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfristen, festgelegt in § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO), von 6 bzw. 10 Jahren eingehalten werden (zu finden unter Kapitel 3, Punkt 27 der GoBD-Richtlinien. Wie sehen diese Anforderungen aus? Wir erklären kurz:
1. Ein Muss für alle Unternehmen: Die elektronische Rechnung wird ab 2025 zur Pflicht
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Sektor verbindlich. Das neue Wachstumschancengesetz verankert diese Änderung, um die Rechnungsverarbeitung komplett zu digitalisieren. Bislang waren alle Auftragnehmer oder Lieferanten dazu verpflichtet, E-Rechnungen für Beträge ab 1.000 Euro zu erstellen, wenn sie für einen öffentlichen Auftraggeber arbeiten. Mit der Umstellung werden zukünftig alle B2B-Unternehmen dazu aufgefordert, die Ausstellung von Rechnungen in einem strukturierten, digitalen Format vorzunehmen. Typische Formate sind laut E-Rechnungsverordnung hierfür beispielsweise die ZUGFeRD- und XRechnung, die den neuen gesetzlichen Standards nach DIN EN 16931 entsprechen und umfassendere Pflichtangaben als herkömmliche Rechnungen erfordern. Hier wird sich erst mit E-Rechnungspflicht und ansteigendem Anteil von E-Rechnungen herausstellen, welches Format oder welche Formate sich durchsetzen werden.
Unternehmen werden durch Übergangsfristen dabei unterstützt, sich auf die digitalen Neuerungen einzustellen und ihre firmenspezifischen Prozesse anpassen. Dieses Gesetz bringt jedoch nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance zur Effizienzsteigerung in der digitalen Wirtschaftslandschaft mit sich.
2. Der Weg zur E-Rechnung: Was bedeutet die Änderung für Unternehmen?
bis Ende 2024 die notwendigen Vorbereitungen treffen, um elektronische Rechnungen ab 2025 empfangen und ab 2026 ausstellen zu können. Während größere Unternehmen bereits jetzt beginnen sollten, ihre Systeme anzupassen, haben kleinere Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 800.000 Euro noch bis Ende 2027 Zeit, die Umstellung zu vollziehen.
2025:
- Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten, die eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglichen.
- Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt nicht mehr als elektronische Rechnung.
2026-2027:
- Übergangsphase, in der bestimmte Ausnahmen erlaubt sind, wie die Fortsetzung der Verwendung von Papierrechnungen unter bestimmten Bedingungen.
2026:
- Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Formatvorgaben entsprechen, dürfen bis Ende 2026 eingereicht werden.
- Papierrechnungen mit B2B-Umsätzen aus den Jahren 2025-2026 dürfen ebenfalls bis Ende 2026 übermittelt werden.
2027:
- Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Formatvorgaben entsprechen, bleiben bis Ende 2027 zulässig; der Rechnungsempfänger muss hier seine Zustimmung erteilen; der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers darf die Summer von 800.000 € nicht überschreiten.
- Bis Ende 2027 dürfen Papierrechnungen mit B2B-Umsätzen aus dem Jahr 2027 dürfen übermittelt werden.
2028:
- Vollständige und verbindliche Umsetzung der Anforderungen an die E-Rechnung
3. Eine reibungslose Umstellung auf E-Rechnungen: Was gibt es zu beachten?
- Status Quo analysieren: Es ist wichtig, sich anzuschauen, wie viele Papierrechnungen aktuell noch täglich verwendet werden.
- Technische Voraussetzungen prüfen: Zudem sollte man sicherstellen, dass die Buchhaltungssoftware die neuen Formate unterstützt.
- Handlungsbedarf erkennen: Unterschiedliche Anforderungen, wie neue Portal-Anbindungen und Softwarelösungen, können bei der Umstellung auf E-Invoicing aufkommen. Je früher diese identifiziert werden, desto besser.
- Kommunikation ist der Schlüssel: Kunden, Lieferanten sowie Kollegen sollten über die Umstellung informiert werden. Eine frühzeitige Kommunikation kann viele spätere Probleme verhindern.
- Digitale Archivierung bereitstellen: E-Rechnungen müssen digital und revisionssicher archiviert werden. Ein digitales Archiv hilft dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und schnell auf alte Rechnungen zugreifen zu können.
- Schulungen anbieten: Das gesamte Team sollte wissen, wie mit E-Rechnungen verfahren wird. Schulungen können hier sehr hilfreich sein und sollten im Unternehmen angeboten werden.
4. Was sind die Pflichtangaben bei E-Rechnungen?
Für elektronische Rechnungen gelten in vielen Ländern spezifische gesetzliche Anforderungen, die sich allerdings von Region zu Region unterscheiden können. Grundsätzlich müssen E-Rechnungen jedoch die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen. Hier ein Überblick über die allgemeinen Anforderungen für Pflichtangaben auf E-Rechnungen, wie sie in der EU üblich sind:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers: Das Unternehmen oder die Person, die die Rechnung ausstellt, muss klar identifizierbar sein.
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers: Auch der Empfänger muss deutlich identifiziert werden können.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Diese Nummern sind wichtig, um die steuerliche Registrierung des Rechnungstellers zu bestätigen.
- Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum: Das Datum oder der Zeitraum, in dem die Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht wurden.
- Menge und Art der gelieferten Waren Umfang der erbrachten Leistungen: Eine genaue Beschreibung dessen, was geliefert oder geleistet wurde.
- Einzelpreis sowie etwaige Rabatte oder Zuschläge: Der Preis pro Einheit sowie Informationen zu Rabatten oder Zuschlägen, falls zutreffend.
- Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag: Der anwendbare Steuersatz und der daraus resultierende Steuerbetrag, falls Umsatzsteuer erhoben wird.
- Gesamtbetrag der Rechnung: Der Endbetrag, den der Rechnungsempfänger zahlen muss.
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Eine spezifische Nummer, die jeder Rechnung zugeordnet wird, um sie eindeutig identifizieren zu können.
- Leitweg-Identifikationsnummer: Mit dieser Nummer wird der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert. Rechnungssender erhalten die Leitweg-ID von ihrem Auftraggeber.
Darüber hinaus müssen E-Rechnungen sicherstellen, dass die Daten während der Übermittlung und Speicherung nicht manipuliert werden können. Dies erfordert häufig den Einsatz von Technologien wie elektronische Signaturen oder elektronische Datenaustauschformate (EDI), die die Authentizität und Integrität der Rechnung gewährleisten. In der EU muss die Formatierung von E-Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber gesendet werden, der Norm EN 16931 entsprechen, die ein standardisiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung vorschreibt.
5. Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Eine reguläre PDF-Datei allein gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der strengen Vorschriften für elektronische Rechnungen. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF kann diese Anforderungen nur erfüllen, wenn sie zusätzlich eingebettete strukturierte Daten wie im ZUGFeRD-Format enthält. Ab 2025 werden jedoch nur solche elektronischen Formate als E-Rechnungen anerkannt, die vollständig einer normierten Struktur entsprechen und maschinell auswertbar sind.
PDFs sind demnach künftig ebenso wie Papierrechnungen als “sonstige Rechnung” klassifiziert und werden bis 2028 vollständig von der E-Rechnung im B2B abgelöst werden.
6. Welches Standardformat muss eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung haben?
Elektronische Rechnungsformate sind standardisierte Formate, die den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Systemen ermöglichen. Zu den in Deutschland populärsten Formaten des E-Invoicing, die die Ansprüche der EN 16931 konformen E-Rechnung erfüllen, gehören:
- XRechnung: Speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt, ist XRechnung ein standardisiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung. Es entspricht den Anforderungen der EU-Norm für elektronische Rechnungsstellung. Es handelt sich um einen maschinell auslesbaren, strukturierten XML-Datensatz.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das in Deutschland populär ist und sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein PDF/A-3-Dokument beinhaltet, sodass die Rechnung sowohl visuell als auch maschinell verarbeitbar ist. Das Format wurde speziell deswegen etabliert, da XRechnungen für Menschen nicht gut lesbar sind. Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine PDF-Datei, in die eine nicht sichtbare XML-Datei integriert wurde. Im Gegensatz zur XRechnung kann dieses Format an firmenspezifische Designs angepasst werden.
Diese beiden Formate unterstützen verschiedene Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung, wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und die Verringerung von Fehlern. Unternehmen wählen oft ein Format basierend auf ihren spezifischen Anforderungen, technischer Kompatibilität und den Anforderungen ihrer Handelspartner.
Es ist wahrscheinlich, dass diese beiden bereits etablierten Formate sich mit Einführung der E-Rechnungspflicht durchsetzen werden. Allerdings kann es auch zur Entwicklung weiterer populärer und neuer Formate kommen, die bestimmten Anforderungen einzelner Branchen entsprechen, sofern sie der EN 16931 entsprechen. Auf Unternehmen kommt hier insbesondere hinsichtlich der Automatisierungsprozesse die Herausforderung zu, verschiedene rechtskonforme Formate in ihre Prozesse und Software zu integrieren.
7. Wie erhält man eine E-Rechnung?
Der Empfang von E-Rechnungen kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Unternehmen, die E-Rechnungen erhalten möchten, müssen häufig technische Anpassungen vornehmen, wie die Einrichtung von speziellen E-Mail-Postfächern oder den Anschluss an elektronische Dateninterchange-Systeme (EDI). Viele kleinere Unternehmen nutzen auch Rechnungsmanagement-Software, die das Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen unterstützt. Es ist wichtig, dass die empfangenen Formate den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um sie rechtsgültig als Eingangsrechnungen für Vorsteuerabzug und buchhalterische Zwecke verwenden zu können.
8. Wie erstellt man eine E-Rechnung?
Die Erstellung einer elektronischen lässt sich grob in zwei Methoden einteilen, wobei die Verwendung einer Online-Buchhaltungssoftware oft als die einfachste und sicherste Methode betrachtet wird. Hier sind die wesentlichen Schritte und Informationen, die man beim E-Invoicing benötigt, um eine korrekte E-Rechnung zu erstellen:
Schritte zur Erstellung einer E-Rechnung:
- Wahl des Formates:
✓ XRechnung
✓ ZUGFeRD
✓ Andere gültige Formate - Wahl der Erstellungsmethode:
✓ Online-Generator: Besonders für Einzelnutzer oder kleine Unternehmen gedacht, die kein eigenes Buchhaltungsprogramm haben. Spezielle Websites bieten die Möglichkeit, E-Rechnungen direkt online zu generieren.
✓ Buchhaltungssoftware: Größere Anbieter bieten integrierte Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen, was den Prozess vereinfacht und zusätzliche Vorteile wie automatische Archivierung und direkte Verbuchung bietet. - Wichtige Angaben für eine E-Rechnung:
✓ Namen und Anschriften von Auftraggeber und Auftragnehmer.
✓ Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
✓ Ausstellungsdatum der Rechnung.
✓ Leitweg-ID des Rechnungsempfängers für die eindeutige elektronische Adressierung.
✓ Lieferantenummer, falls vom Auftraggeber vorgegeben.
9. Welche Vorteile bringt die Nutzung von E-Rechnungen mit sich?
Die Digitalisierung von Finanzprozessen nimmt in vielen Unternehmen einen hohen Stellenwert ein, da sie durch diese Veränderungen ihre Arbeitsabläufe optimieren und durch die damit einhergehenden Kosteneinsparungen konkurrenzfähig bleiben. Eine Schlüsselrolle bei dieser Transformation nimmt auf jeden Fall die E-Rechnung ein. Diese Form der Rechnungsstellung bietet nicht nur eine effizientere Verarbeitung, sondern bringt auch zahlreiche weitere Vorzüge mit sich. Als Teil des Wachstumschancengesetzes, das auf die Förderung von Forschung und Innovation in deutschen Unternehmen abzielt, übernimmt die E-Rechnung einen elementaren Baustein im Abbau von Bürokratie-Hürden und der Förderung von digitalen Abläufen.
Hier sind die wichtigsten Vorteile von E-Rechnungen zusammengefasst:
- Reduzierung des administrativen Aufwands: E-Rechnungen verringern den Zeit- und Arbeitsaufwand, der mit der Verwaltung von klassischen Papierrechnungen verbunden ist.
- Kosteneinsparungen: Die Notwendigkeit für Druck und Versand entfällt, was zu direkten Einsparungen führt.
- Schnellere Verarbeitung: Die elektronische Bearbeitung von Rechnungen ermöglicht eine zügigere Abwicklung, die zu schnelleren Zahlungseingängen führen kann.
- Verbesserte Genauigkeit: Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler, die bei manueller Datenverarbeitung entstehen können.
- Effiziente Archivierung: E-Rechnungen erleichtern die Archivierung. Da sie zentral an einem Ort gespeichert werden können, führt dies zu einer besseren Übersicht und einem schnelleren Zugriff auf benötigte Daten.
10. E-Rechnungen: Aufbewahrungspflichten und revisionssichere Archivierung mit einem DMS
E-Rechnungen müssen in Deutschland gemäß den umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben
zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Wichtig ist dabei, dass die elektronischen Rechnungen in dem Format archiviert werden müssen, in dem sie erstellt und empfangen wurden, um die Integrität und Authentizität der Daten zu gewährleisten. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass die archivierten Rechnungen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Dies dient nicht nur steuerrechtlichen Zwecken, sondern auch der Nachprüfbarkeit durch das Finanzamt.
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