Die Nachteile von manuellen Arbeitsabläufen
Ein papierbasiertes Büro mag aufgrund seiner langjährigen Verwendung auf den ersten Blick vertraut und bewährt erscheinen, doch es birgt auch einige Nachteile und Herausforderungen, die sich negativ auf die Effizienz, Genauigkeit und Produktivität eines Unternehmens auswirken können:
- Hohe Kosten: Die Anschaffung von Papier, Druckern, Tintenpatronen und anderen Büromaterialien kann hohe Kosten verursachen, insbesondere bei großen Mengen und regelmäßigem Bedarf. Durch lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten entstehen außerdem hohe Personalkosten.
- Begrenzter Speicherplatz: Physische Dokumente nehmen viel Platz ein und erfordern oft teure Archivierungssysteme, um sie zu organisieren und aufzubewahren. Büros voller Aktenschränke können so freundlicheren Arbeitsräumen weichen.
- Langsamer Zugriff und Suche: Das manuelle Durchsuchen von Papierdokumenten kann zeitaufwendig sein und zu Verzögerungen führen. Informationen müssen manuell sortiert und kategorisiert werden.
- Mangelnde Flexibilität: Papierdokumente sind oft an einen bestimmten Ort gebunden und können nicht einfach von überall aus zugänglich gemacht oder bearbeitet werden.
- Verlustgefahr: Papierdokumente können leicht beschädigt, verlegt oder gestohlen werden, was zu einem möglichen Datenverlust führt.
- Fehleranfälligkeit: Dokumente werden oft in verschiedenen Abteilungen von mehreren Menschen bearbeitet. Oft schleichen sich beim papierbasierten Arbeiten Fehler ein.
- Umweltauswirkungen: Der hohe Papierverbrauch führt zu Abholzung von Bäumen, Energieverbrauch und Abfallentsorgung, was negative Auswirkungen auf die Umwelt hat. Der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier belief sich in Deutschland 2020 auf 219 kg.
Diese Nachteile verdeutlichen die Herausforderungen und Einschränkungen papierbasierter Prozesse und zeigen die Notwendigkeit einer Umstellung auf ein digitales Büro im Arbeitsalltag auf.
Die Grundlage für ein papierloses Büro – das Dokumentenmanagement-System
In der heutigen Arbeitswelt gibt es in Unternehmen täglich eine Vielzahl von neuen Dokumenten, die für verschiedene Geschäftsprozesse benötigt werden. Um diese effizient zu speichern, zu archivieren und für eine strukturierte Bearbeitung zugänglich zu machen, ist ein DMS (
Dokumentenmanagement-System) essenziell. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dokumente zentral zu verwalten, die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen zu verbessern und den Zugriff auf wichtige Informationen zu erleichtern. Der ortsunabhängige und gleichzeitige Zugriff auf Daten fördert eine schnelle und übersichtliche gemeinsame Zusammenarbeit – Fehler bei der Bearbeitung von Dokumenten werden reduziert oder können sehr schnell behoben werden. Wichtig bei der Auswahl eines DMS ist die Möglichkeit zur
revisionssicheren Archivierung und Speicherung von Dokumenten. Hier gelten je nach Art des Dokuments unterschiedliche rechtliche Anforderungen und Aufbewahrungsfristen, die eingehalten werden müssen, um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen.
Mit fileee geht man den ersten Schritt zum papierlosen Büro. fileee ist eine Software, die eine
All-in-One-Lösung für das digitale Büro liefert. Mit fileee spart man Zeit, Kosten und kann ganz einfach im Team zusammenarbeiten. In
fileee lassen sich Dokumente ortsunabhängig digitalisieren, verwalten und bearbeiten. Außerdem bietet fileee die Möglichkeit,
GoBD (Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konform zu arbeiten, denn auch
fileee ermöglicht dem User eine
revisionssichere Archivierung.
Wie führt man das papierlose Büro ein?
Die Digitalisierung der Büroabläufe erfordert eine systematische Vorgehensweise, Zeit, Engagement und eine schrittweise Umsetzung. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zu berücksichtigen und Lösungen zu wählen, die den individuellen Bedürfnissen entsprechen. Entscheidend für das papierlose Büro ist die richtige Dokumentenmanagement-Software zu implementieren.
- Analyse der bestehenden Prozesse
Zunächst sollte man die aktuellen Büroabläufe analysieren und die Bereiche identifizieren, die digitalisiert werden können. Dabei sollte man eine Bestandsaufnahme der verwendeten Dokumente, Kommunikationswege und Arbeitsabläufe machen.
- Auswahl geeigneter Softwarelösungen
Wichtig ist das Suchen und Identifizieren von Softwaretools und Anwendungen, die den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens entsprechen. Das können Dokumentenmanagement-Systeme, Projektmanagement-Tools, E-Mail-Programme, Cloud-Speicherlösungen und andere digitale Tools sein.
Das fileee DMS ermöglicht nicht nur die einfache und sichere Ablage und Verwaltung von Dokumenten, sondern verfügt außerdem auch über Schnittstellen zu wichtigen Softwarelösungen, darunter auch Buchhaltungssoftware wie DATEV, lexoffice, Agenda und SevDesk. Mit Hilfe der Cloudspeicherdienste ist es möglich, zahlreiche andere Dienste an fileee anzubinden.
- Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS)
Ein DMS ermöglicht die effiziente Verwaltung, Speicherung und Suche nach digitalen Dokumenten. Es kann Metadaten, Versionierung und Zugriffssteuerung bieten. Hier sollte man ein DMS wählen, das den eigenen Anforderungen entspricht.
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- Digitalisierung von Dokumenten
Physische Dokumente müssen eingescannt und als durchsuchbare PDFs oder in einem geeigneten Dateiformat in einem DMS gespeichert werden. Dabei sollte man sicherstellen, dass man lückenlos und effizient arbeitet.
- Kommunikation und Zusammenarbeit
Das Implementieren von Tools für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit wie z. B. Instant Messaging, Videokonferenzen und Projektmanagement-Plattformen ist wichtig. Es erleichtert die virtuelle Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Kolleg:innen aus verschiedenen Abteilungen und unterstützt ein flexibles Arbeiten, beispielsweise aus dem Homeoffice.
- Automatisierung von Abläufen
Damit spezifische Arbeitsabläufe automatisiert werden können, ist es zunächst wichtig, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu identifizieren. Dabei kann man Workflow-Tools oder Task-Management-Systeme nutzen, um Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.
- Schulung der Mitarbeitenden
Um alle Mitarbeitenden mit den neuen digitalen Tools vertraut zu machen, sollten Unternehmen Schulungen und Schulungsmaterialien anbieten. Hier werden ihnen die Funktionsweisen der Digitalisierung aufgezeigt und Unterstützung bei Fragen oder Problemen angeboten.
- Monitoring und kontinuierliche Verbesserung
Damit das papierlose, digitale Büro aufrechterhalten bzw. in Zukunft weiter optimiert werden kann, sollte man die digitalisierten Büroabläufe überwachen, sich in regelmäßigen Abständen Feedback von den Mitarbeitenden holen und die Effektivität der digitalen Lösungen beobachten. Es lohnt sich, weitere Bereiche zu identifizieren, die ebenfalls verbessert werden können. Wichtig ist die Anpassungsfähigkeit der Mitarbeitenden an die neuen Prozesse des digitalen Büros.
Die digitale Ablage: Ermöglicht das papierlose Büro ein flexibles Arbeiten?
Dank des papierlosen Büros und dem Vorteil einer zentralen Datenablage, lassen sich flexible Arbeitszeitmodelle problemlos umsetzen. Durch den einfachen Zugriff auf digitale Dokumente müssen Mitarbeitende keine Zeit mehr mit der Suche nach Unterlagen verschwenden. Informationen können schnell und effizient im gesamten Unternehmen weitergegeben werden.
Diese beschleunigte Dokumentenverfügbarkeit führt zu einer Steigerung der Prozessgeschwindigkeit. Insbesondere bei wichtigen Geschäftsprozessen wie der Rechnungsstellung, Neueinstellungen oder dem Inkasso können wertvolle Zeitressourcen eingespart werden.
Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und den schnellen Zugriff auf digitale Dokumente können Aufgaben schneller erledigt werden, was wiederum die Effizienz steigert und die Produktivität erhöht. Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt Zeit mit langwierigen manuellen Prozessen zu verschwenden.
Darüber hinaus ermöglicht die schnelle Dokumentenweitergabe eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Informationen können in Echtzeit geteilt werden, was zu einer verbesserten Entscheidungsfindung und einer effizienteren Zusammenarbeit führt.
Bei der digitalen Ablage mit fileee kannst Du Strukturen anlegen, um deine Dokumente für Dich sinnvoll zu ordnen. Hier verabschieden wir uns von den bekannten Ordnerstrukturen, die hierarchisch in Ebenen aufgebaut sind, und arbeiten stattdessen mit Tags (Schlagwörtern). Jedes Dokument kann mehrere Tags bekommen: Auf diese Weise wird es nur einmal abgelegt, kann aber im Zusammenhang stehend mit unterschiedlichen Orten und Kontexten gefunden werden. Die Organisation aller Dokumente mit der Hilfe von Tags ist spielend leicht und benutzerfreundlich.
Unsere fileee Spaces sorgen ebenfalls für Ordnung in Deiner Ablage. Hier kannst Du bei Bedarf Deine Dokumente mit anderen Personen teilen. Genial dabei ist, dass es in fileee keine Duplikate und somit auch keine Verwirrung gibt. Ein digitales Dokument kann zur gleichen Zeit in verschiedenen fileee Spaces liegen.
Welche Vorteile bringt das papierlose Büro?
Selbst in einer digitalisierten Welt bleibt der Einsatz von Papier im Büroalltag weit verbreitet. Dennoch gewinnt das Konzept des papierlosen Büros zunehmend an Bedeutung. Seine Vorteile sind vielfältig und reichen von Effizienzsteigerungen und Platzersparnis bis hin zu Kosteneinsparungen und Umweltschutz. In diesem Kontext fassen wir die Anforderungen und Vorteile des digitalen Büros kompakt für Dich zusammen.
Hier das papierlose Büro und dessen Vorteile im Überblick:
