Die revisionssichere Ablage beschreibt als Teil der
GoBD die Aufbewahrung von digitalen Daten in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz. Diese sind als zentrale Anforderungen für Revisionssicherheit zu verstehen und sind in Kapitel drei unter „Allgemeine Anforderungen“ der
GoBD-Richtlinen festgehalten.
Zusätzlich müssen diese Anforderungen währen der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfristen, festgelegt in § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO), von 6 bzw. 10 Jahren eingehalten werden (zu finden unter Kapitel 3, Punkt 27 der GoBD-Richtlinien. Wie sehen diese Anforderungen aus? Wir erklären kurz:
1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
GoBD-Kapitel 3.1: Jedes Dokument muss so abgelegt sein, dass daraus hervorgeht zu welchem Zeitpunkt und von wem es abgelegt wurde. Jede Veränderung an diesem Dokument muss protokolliert und somit nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
Dafür gibt es in fileee die
Historie. Jedes Dokument und auch alle Nachrichten und fileee Spaces verfügen über einen zeitlichen Verlauf als Protokoll.
2. Vollständigkeit
GoBD-Kapitel 3.2.1: Alle Dokumente müssen lückenlos abgelegt werden. Um Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, müssen Dokumente, die steuerrechtliche relevant sind vollständig erfasst werden. Zudem darf ein und derselbe Geschäftsvorfall darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden. Wichtig in dem Zusammenhang ist hier auch, dass Du oder Dein Unternehmen nicht nur für den technischen Part der Einhaltung sorgen, sondern auch für den organisatorischen Aspekt: „Die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ist bei DV-Systemen durch ein Zusammenspiel von technischen (einschließlich programmierten) und organisatorischen Kontrollen sicherzustellen (z. B. Erfassungskontrollen, Seite 12 Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben (…))”.
Du musst also „nur“ dafür sorgen, dass Du in fileee all Deine Geschäftsvorfälle ablegst. So kannst Du auch ganz einfach Dokumente aus geschäftlichen E-Mails direkt importieren. Weitere Importmöglichkeiten findest Du
hier.
3. Richtigkeit
GoBD-Kapitel 3.2.2: Eine zentrale Anforderung ist die Richtigkeit der Daten. Daher müssen das Original und das digitale Dokument einen gewissen Grad an Übereinstimmung aufweisen. Das digitale Dokument muss möglichst nah am Original sein und darf zum Beispiel keine Artefakte oder Bildstörungen aufweisen, die einen Teil unleserlich machen. Achte daher beim Einscannen oder der Übermittlung auf die Leserlichkeit der Dokumente.
Wenn Du mit der fileee-App Deine Dokumente einscannst, kannst Du das Ergebnis des Scans anpassen, bevor Du Dein Dokument ablegst. Durch die
neue Bildaufbesserung musst in der Regel wenig selbst angepasst werden. Veränderungen dieser Art müssen nicht protokolliert werden, um als revisionssicher zu gelten. Es ist nur wichtig, dass Original und digitales Dokument möglichst übereinstimmen. Für die Ablage von Papierdokumenten, kannst Du die
fileeeBox nutzen.
4. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen
GoBD-Kapitel 3.2.3: Alle eingehenden Dokumente müssen möglichst schnell den Weg in die digitale Ablage finden, also „möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung” erfasst werden (Punkt 46). Eine Zeitspanne von 10 Tagen bei „unbaren Geschäftsvorfällen” ist zum Beispiel unbedenklich, wohingegen „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten” sind (Punkt 48).
Auch hierfür bieten sich die unterschiedlichen
Importmöglichkeiten von fileee an, um der zeitgerechten Erfassung folge zu leisten. Hinzukommt, dass alle Eingangskanäle möglichst schnell eingescannt werden können.
5. Ordnung
GoBD-Kapitel 3.2.4: Hierbei wird vorgeschrieben, dass Dokumente und Belege nicht „planlos” abgelegt werden. Es muss eine erkennbare Struktur vorliegen, die übersichtlich, eindeutig und auch nachvollziehbar ist. So ist es ratsam möglichst viele Informationen in das digitale Archiv zu überführen. Wichtig ist zudem auch, dass neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen auch einen entsprechenden Verweis auf diese Fristen gibt.
Erkennbare Strukturen und die damit einhergehende Ordnung lassen sich in fileee mittels
Tags und fileee Spaces herstellen.
Diese Art der Ablage kommt, anders als bei einem klassischen Ordnungssystem, ohne doppelte Ablage aus. Ebenso kann durch die revisionssichere Ablage in fileee und das automatische Löschdatum als Funktion direkt die Aufbewahrungsfrist abgebildet werden:
6. Unveränderbarkeit
GoBD-Kapitel 3.2.5: Durch die revisionssichere Ablage soll ein Dokument unveränderbar sein. Dies ist ein wesentlicher Anspruch der GoBD. Dokumente müssen so gesichert sein, dass eine nachträgliche Veränderung oder Manipulation des Dokumentes ausgeschlossen werden kann. Dokumente dürfen in neue Versionen überführt werden, jedoch müssen diese Änderungen dokumentiert sein und die Ursprungsinformationen weiterhin vorgehalten werden.
In fileee kannst Du über die Historie jederzeit die Originaldatei herunterladen und so immer beweisen, in welcher Form das Dokument hochgeladen wurde. Außerdem ist eine weitere Versionierung von Dokumenten für die Erfüllung der GOBD-Anforderungen in fileee nicht notwendig, da momentan „in dem Dokument selbst” bzw. auf dessen Seiten, keine Änderungen vorgenommen werden können (z.B. Stempel oder Texte auf das Dokument setzen). Sobald Du in fileee bei einem Dokument die Funktion „Revisionssicher ablegen” betätigst, kann das Dokument nicht mehr bearbeitet werden. Es können weder Seiten bearbeitet noch gelöscht werden.
Mit
fileee Business als DMS haben wir all diese Punkte für eine revisionssichere Archivierung mitgedacht. So ermöglicht Dir das, bei sachgerechter Anwendung mit Hinblick auf die
GoBD-Richtlinien, die revisionssichere Ablage auch in Deinem Unternehmen.
