In Deutschland ist die Verfahrensdokumentation seit 2015 für alle Unternehmen verpflichtend, die relevante, steuerliche Unterlagen digital verarbeiten und abspeichern. Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass die eigene Verfahrensdokumentation immer den geltenden rechtlichen Bestimmungen entspricht. Sie unterliegt verschiedenen grundlegenden Anforderungen, die garantieren sollen, dass die Verfahrensdokumentation einen klaren Einblick in die steuerlich relevanten IT-gestützten Geschäftsprozesse eines Unternehmens bietet. Hierbei ist es von zentraler Bedeutung, dass sie transparent aufzeigt, wie sämtliche, insbesondere elektronische, Belege im Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.
Die Dokumentation muss immer präzise Antworten auf verschiedene Fragen liefern, darunter:
· Wie erfolgen die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten im Betrieb?
· Welche IT-Systeme kommen im Unternehmen zum Einsatz?
· Wie wird sichergestellt, dass Belege und Daten vor Verfälschung oder Verlust geschützt sind?
· Wer hat Zugriff auf die Belege und Daten?
· Welche internen Kontrollen gewährleisten die Einhaltung der im Unternehmen festgelegten Vorgehensweise?
Zudem ist es essenziell, dass die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse tatsächlich der Realität entsprechen. Jegliche Änderungen am System oder der Arbeitsweise müssen lückenlos dokumentiert werden, und die Verfahrensdokumentation selbst muss versioniert werden, wobei sämtliche Versionen aufbewahrt werden müssen. Grundsätzlich bedeutet dies, dass die Verfahrensdokumentation nicht nur auf dem Papier existieren sollte, sondern aktiv im Unternehmensgeschehen umgesetzt werden muss und dies während der gesamten Aufbewahrungsfrist.
Was versteht man unter der Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Die Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist eine dokumentierte Darstellung der Geschäftsprozesse, insbesondere der elektronischen Buchführungssysteme, die in einem Unternehmen angewendet werden. Die GoBD sind in Deutschland maßgeblich für die ordnungsgemäße Buchführung und Datenverarbeitung und gelten für alle Unternehmen.
Hier sind einige Schlüsselelemente, die in der GoBD-Verfahrensdokumentation enthalten sein sollten:
- Allgemeine Angaben
· Name und Anschrift des Unternehmens
· Beschreibung des Unternehmensgegenstands - Organisation und Verantwortlichkeiten
· Organigramm des Unternehmens
· Verantwortlichkeiten für die Buchführung und Datenverarbeitung - Beschreibung der IT-Systeme
· Beschreibung der eingesetzten Hardware und Software, einschließlich Versionen
· Angaben zur Netzwerkstruktur - Datensicherheit und Zugriffskontrolle
· Maßnahmen zur Sicherung und Überwachung von IT-Systemen
· Zugriffsberechtigungen und -protokolle - Datenzugriff und -verfügbarkeit
· Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten
· Prozesse zur Datenwiederherstellung im Notfall - Protokollierung von Geschäftsvorfällen
· Protokollierung von Änderungen in Buchführungsdaten
· Zeitstempel und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen - Belegführung
· Vorgaben zur Belegführung und -verwaltung
· Verfahren zur elektronischen Rechnungsstellung und -archivierung - Revisionssicherheit und Prüfpflichten
· Maßnahmen zur Revisionssicherheit von Buchführungsdaten
· Regelungen für Prüfungen und Revisionen - Dokumentation von Schnittstellen
· Beschreibung von Schnittstellen zu anderen Systemen oder externen Dienstleistern
· Regelungen zur Datenübertragung und -verarbeitung
Die GoBD-Verfahrensdokumentation soll sicherstellen, dass die Buchführung und Datenverarbeitung transparent, nachvollziehbar und revisionssicher gestaltet sind. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Verfahrensdokumentation regelmäßig zu überprüfen und bei Änderungen anzupassen, um die Konformität mit den GoBD aufrechtzuerhalten. Ein solides Verständnis der GoBD und die korrekte Umsetzung der Verfahrensdokumentation sind entscheidend, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und im Falle einer Betriebsprüfung keine Probleme zu haben.
GoBD-Verfahrensdokumentation und die gesetzlichen Grundlagen
Die rechtlichen Grundlagen für die Verfahrensdokumentation ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen und Regelungen. Hier sind einige relevante Aspekte:
·
GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff): Die GoBD enthalten Anforderungen an die ordnungsgemäßiege Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen, dass Unternehmen ihre DV-Systeme und die damit verbundenen Prozesse nachvollziehbar dokumentieren.
·
AO (Abgabenordnung): Die Abgabenordnung regelt die Besteuerung in Deutschland. Hier sind verschiedene Grundsätze für die Aufzeichnungspflicht und -dokumentation von Geschäftsvorfällen festgelegt.
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§ 146 AO (Aufzeichnungspflicht): Gemäß § 146 AO sind Unternehmen verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung aufzuzeichnen. Die Verfahrensdokumentation kann dazu beitragen, diese Anforderungen zu erfüllen.
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§ 147 AO (Aufbewahrung von Unterlagen): Die AO legt fest, dass Bücher, Aufzeichnungen, und andere Unterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Eine klare und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation kann die Aufbewahrungspflicht unterstützen.
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Betriebsprüfungen: Während Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder andere Behörden können Unternehmen aufgefordert werden, ihre Verfahrensdokumentation vorzulegen, um die ordnungsgemäße Buchführung und Datensicherheit nachzuweisen.
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§ 238 HGB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung): Ähnlich wie die GoBD legt auch das HGB in § 238 die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung fest. Dies umfasst die ordnungsgemäße Dokumentation und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen. Hier kann eine Verfahrensdokumentation dazu dienen, die Umsetzung dieser Grundsätze zu dokumentieren.
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§ 257 HGB (Inhalt der Bilanz): § 257 HGB legt fest, welche Angaben in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung enthalten sein müssen. Eine klare Verfahrensdokumentation kann helfen sicherzustellen, dass die Buchführung so gestaltet ist, dass alle notwendigen Informationen für die Erstellung dieser Berichte vorhanden sind.
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§ 261 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen): Ähnlich wie die entsprechenden Regelungen in der Abgabenordnung verpflichtet § 261 HGB Unternehmen zur Aufbewahrung von Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Lageberichten für eine bestimmte Dauer.
Diese genannten Vorschriften beziehen sich auf die allgemeinen Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen. Die genaue Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation kann je nach Branche, Unternehmensgröße und individuellen Gegebenheiten variieren. Daher ist es ratsam, im Zweifelsfall
rechtlichen Rat von einem Steuerberater,Rechtsanwalt oder auf Verfahrensdokumentation spezialisierten Dienstleister einzuholen. Die Verfahrensdokumentation kann als ein Instrument betrachtet werden, das dazu dient, die Vorgaben des HGB zu erfüllen, insbesondere im Hinblick auf die ordnungsgemäße Buchführung, die Transparenz der Geschäftsprozesse und die Dokumentation von Abläufen. In der Praxis ist es üblich, dass Unternehmen ihre Verfahrensdokumentation so gestalten, dass sie sowohl den Anforderungen der GoBD als auch des HGB gerecht wird.
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Was ist das Ziel der Verfahrensdokumentation?
Der Sinn hinter der Verfahrensdokumentation besteht darin, sicherzustellen, dass die Buchführung und die Verwaltung von Belegen in Unternehmen nachvollziehbar und überprüfbar sind. Dies bedeutet, dass die Dokumentation einem sachkundigen Dritten, sei es ein Steuerprüfender oder ein Wirtschaftsprüfender, innerhalb einer angemessenen Zeitspanne klare Einblicke in die betreffenden Prozesse verschaffen muss. Eine sorgfältig erstellte Verfahrensdokumentation spielt somit eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung von Rechtmäßigkeit in den finanziellen Abläufen eines Unternehmens.
Welche Komponenten beinhaltet eine GoBD-Verfahrensdokumentation?
Als Rückgrat der organisatorischen Abläufe und Datenverarbeitung in einem Unternehmen ermöglicht eine umfassende und präzise durchgeführte GoBD-Verfahrensdokumentation nicht nur die effiziente Gestaltung von Prozessen, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Bereitstellung von Transparenz für externe Prüfer:innen. In diesem Kontext werden die wesentlichen Bestandteile der GoBD-Verfahrensdokumentation zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen jeglicher Größe. Im Folgenden werden die Schlüsselkomponenten im Detail betrachtet:
Allgemeine Beschreibung
Die allgemeine Beschreibung umfasst grundlegende Informationen über das Unternehmen, dessen Struktur und den Geschäftszweck. Hierbei werden die organisatorischen Grundlagen geschaffen, die als Rahmen für die GoBD-Verfahrensdokumentation dienen. Zudem werden alle steuerrelevanten Prozesse genannt, um eine umfassende und präzise Grundlage für die Verfahrensdokumentation zu schaffen.
Anwenderdokumentation
Die Anwenderdokumentation fokussiert sich auf die operative Ebene und beschreibt detailliert, wie die Mitarbeitenden die in der Verfahrensdokumentation festgelegten Prozesse wie beispielsweise das Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung und die digitale Postzustellung umsetzen. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Schulung neuer Mitarbeitender und der Gewährleistung konsistenter Arbeitsabläufe.
Technische Systemdokumentation
Diese Komponente konzentriert sich auf die technischen Aspekte der GoBD-Verfahrensdokumentation, einschließlich der genutzten Hardware und Software. Sie bietet Einblicke in die IT-Infrastruktur und ermöglicht eine klare Darstellung der elektronischen Datenverarbeitung.
Betriebsdokumentation
Die Betriebsdokumentation beschreibt die organisatorischen Maßnahmen zur Sicherung eines reibungslosen IT-Betriebs und in diesem Zusammenhang die IT-Sicherheit. Dazu gehören die Datensicherung, das Change Management, aber auch Aufzeichnungen über Wartungsarbeiten, Notfallpläne und andere betriebliche Maßnahmen, die die Kontinuität der Prozesse sicherstellen.
Internes Kontrollsystem
Das interne Kontrollsystem legt Mechanismen fest, die dafür sorgen, dass die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse den internen Richtlinien, Compliance-Vorgaben und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Diese Komponente dient der Gewährleistung von Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit.
Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
Grundsätzlich müssen alle Unternehmen, die nach deutschen Steuergesetzen buchführungspflichtig sind, eine Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen. Dazu gehören insbesondere Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und Einzelunternehmen, die gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeiten ausüben und bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten. Es ist wichtig zu beachten, dass die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation unabhängig von der Unternehmensgröße besteht. Sowohl kleine als auch große Unternehmen müssen garantieren, dass ihre Buchführung den GoBD entspricht und eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorweisen können. Moderne Unternehmen und deren unmittelbares Umfeld setzen heutzutage eine Vielzahl von Datenverarbeitungssystemen ein. Daher erfordert jeder IT-gestützte Geschäftsprozess, der aus steuerlicher Sicht von Bedeutung ist, gemäß Textziffer 151 der GoBD die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.
Welche Arten von Verfahrensdokumentation gibt es?
Unternehmen sehen sich in ihrem Alltag mit unterschiedlichsten Geschäftsprozessen und Anforderungen konfrontiert. Um eine klare Struktur, rechtliche Compliance und effiziente Abläufe zu gewährleisten, spielen Verfahrensdokumentationen eine zentrale Rolle. Hier werfen wir einen genaueren Blick auf drei spezifische Arten von Verfahrensdokumentationen.
Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen
Diese Art der Verfahrensdokumentation beschäftigt sich mit dem digitalen Ersatz von papierbasierten Belegen. Sie legt fest, wie das ersetzende Scannen von Dokumenten erfolgt, welche technischen Anforderungen an die Scanner gestellt werden und wie die Integrität der gescannten Daten gewährleistet wird. Dabei werden auch Aspekte wie die Aufbewahrung der Originalbelege und die Sicherung vor unbefugtem Zugriff behandelt.
Verfahrensdokumentation zur Belegablage
Diese Dokumentation konzentriert sich auf die Ablage und Aufbewahrung von physischen und digitalen Belegen. Sie beschreibt, wie Belege geordnet, gesichert und aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Dabei werden auch Fragen der Zugriffsberechtigungen, der Archivierungsdauer und der Revisionssicherheit behandelt.
Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung
Hier steht die ordnungsgemäße Führung von Kassen im Fokus. Diese Verfahrensdokumentation ist insbesondere für Unternehmen mit Bargeldtransaktionen von Bedeutung. Sie beschreibt, wie Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst und dokumentiert werden, um steuerliche Anforderungen zu erfüllen. Das umfasst die Protokollierung von Bargeldbewegungen, die Sicherung vor Manipulationen und die regelmäßige Kassenprüfung.
Wie macht man eine Verfahrensdokumentation?
Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation erfordert eine systematische Vorgehensweise und die Berücksichtigung verschiedener Aspekte. Außerdem ist zu beachten, dass es sich bei einer Verfahrensdokumentation nicht um ein feststehendes Schriftstück handelt, das einmal verfasst wird. Im Kontext des digitalen Wandels werden Prozesse fortlaufend modifiziert, um flexibel auf Marktveränderungen reagieren zu können. Sobald sich Abläufe im Unternehmen ändern, ist es notwendig, die Verfahrensdokumentation entsprechend zu überarbeiten. Hier sind einige Schritte und wichtige Überlegungen, die man bei der Erstellung einer GoBD-Verfahrensdokumentation beachten sollte:
Hier alle wichtigen Dokumente der elektronischen Personalakte im Überblick:
- Identifikation der relevanten Prozesse: Bestimmen Sie die geschäftskritischen Prozesse, die in der Verfahrensdokumentation abgebildet werden müssen. Dies können beispielsweise Finanzbuchhaltung, Personalmanagement, IT-Prozesse oder spezifische Projekte sein.
- Prozessbeschreibung: Beschreiben Sie jeden identifizierten Prozess detailliert. Definieren Sie klare Schritte, Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Schnittstellen. Berücksichtigen Sie dabei sowohl manuelle als auch elektronische Komponenten.
- Dokumentationsformat wählen: Entscheiden Sie sich für ein geeignetes Format für die Verfahrensdokumentation. Dies kann ein schriftliches Dokument, ein Handbuch, ein digitales Wiki oder eine Kombination aus beidem sein. Die Verfahrensdokumentation sollte benutzerfreundlich und leicht zugänglich sein.
- Klare Sprache verwenden: Verwenden Sie eine klare und verständliche Sprache. Die Dokumentation sollte auch von Personen außerhalb des spezifischen Fachbereichs nachvollziehbar sein. Dies ist insbesondere wichtig, wenn die Dokumentation von externen Prüfenden oder Behörden geprüft wird.
- Einbindung der Mitarbeitenden: Involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden, die direkt an den abgebildeten Prozessen beteiligt sind. Ihre Erfahrung und ihr Wissen sind entscheidend für eine praxisnahe und effektive Verfahrensdokumentation.
- Technologische Aspekte berücksichtigen: Falls elektronische Systeme involviert sind, dokumentieren Sie die technischen Details, wie die eingesetzte Software, Datenbankstrukturen, Schnittstellen und Sicherheitsmaßnahmen.
- Versionierung und Aktualisierung: Implementieren Sie ein System zur Versionierung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation. Änderungen an Prozessen oder Systemen müssen lückenlos dokumentiert werden, und alle Versionen sollten archiviert werden.
- Schulung und Sensibilisierung: Stellen Sie sicher, dass die relevanten Mitarbeitendenr über die Existenz und den Inhalt der Verfahrensdokumentation informiert sind. Schulungen können dazu beitragen, das Verständnis für die Bedeutung und Umsetzung zu fördern.
- Rechtliche Anforderungen erfüllen: Achten Sie darauf, dass die Verfahrensdokumentation den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Dies kann je nach Branche, Region und Unternehmensgröße variieren.
- Externe Überprüfung: Berücksichtigen Sie die Möglichkeit externer Prüfungen, sei es durch Steuerbehörden, Rechnungsprüfer oder andere externe Stellen. Die Verfahrensdokumentation sollte so gestaltet sein, dass sie einer Überprüfung standhalten kann.
Praxistipp: Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation nimmt oft sehr viel Zeit in Anspruch. Hier können Dienstleister helfen, die auf Verfahrensdokumentationen spezialisiert sind. Mit unserem Partner
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Das DMS als Grundlage der Verfahrensdokumentation
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bietet eine moderne und effiziente Lösung für Unternehmen, die ein papierloses Büro [FK2] anstreben. Ein DMS ermöglicht die strukturierte Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, was die Erstellung der Verfahrensdokumentation vereinfacht.Hier sind einige Vorteile dieses Ansatzes:
- Digitale Struktur
Mit einem GoBD-konformen DMS wie fileee hast Du den ersten Baustein der GoBD - die rechtssichere Archivierung – bei richtiger Anwendung bereits erfüllt. - Zentrale Ablage
Alle relevanten Dokumente und Informationen können zentral im DMS abgelegt werden, was die Organisation und Verfügbarkeit verbessert. - Revisionssichere Archivierung
Ein GoBD-konformes DMS bietet eine revisionssichere Archivierung , was den rechtlichen Anforderungen entspricht und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit ermöglicht. - Versionierung
Die Versionierung von Dokumenten im DMS ermöglicht eine transparente Historie der Verfahrensdokumentation und die Nachverfolgung von Änderungen. - Zugriffsrechte und Datenschutz
Durch die Vergabe von Zugriffsrechten im DMS können sensible Informationen geschützt und der Datenschutz gewährleistet werden. - Suchfunktionen
Intelligente Suchfunktionen im DMS erleichtern das schnelle Auffinden von relevanten Dokumenten und Informationen. - Integration mit anderen Systemen
Ein DMS lässt sich oft nahtlos in andere Unternehmenssysteme integrieren, was eine ganzheitliche Datenverwaltung ermöglicht. - Effizienzsteigerung
Die Nutzung eines DMS trägt zur Effizienzsteigerung bei, indem sie manuelle Prozesse reduziert und die Zusammenarbeit im Team verbessert. - Skalierbarkeit
Ein DMS ist in der Regel skalierbar und kann sich den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens anpassen.
Die Verbindung von Verfahrensdokumentation und DMS bietet somit nicht nur die Erfüllung rechtlicher Anforderungen, sondern auch eine moderne, flexible und effiziente Lösung für die Dokumentation und Organisation von Geschäftsprozessen.
