Über 80.000 Papierdokumente im Jahr digitalisieren
Wie der Entsorgungsfachbetrieb Gaarmann Overhaus Container 90 % der Dokumentenworkflows digital mit fileee DMS automatisiert
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Dokumente/Monat
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Automatisierungen
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fileee Bearbeiter:innen
Das ist GO Container
Gaarmann Overhaus Container ist ein seit 1996 im Großraum Münster ansässiger Entsorgungsfachbetrieb und Containerdienst mit über 1.500 Containern. Die Entsorgung von Bauschutt, Restmüll, Grünschnitt und anderem Abfall gehören zum Tagesgeschäft und generieren im Jahr über 80.000 Eingangsrechnungen und Wiegescheine alleine. Mit dem Generationenwechsel rückte das Thema Digitalisierung des Unternehmens in den Fokus, denn solche großen Mengen an Papierkram passten nicht mehr in die nachhaltige Firmenphilosophie. Das familiengeführte Unternehmen verbindet seit Gründung die Werte Tradition und Erfahrung mit Innovation und Nachhaltigkeit.
Gaarmann Overhaus ist mit den grünen Containern eine im Münsteraner Raum bekannte Marke
PRODUKT
PROFESSIONAL
BRANCHE
ENTSORGUNG
MITARBEITER:INNEN
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Unübersichtlich: Große Papierdokumentenmengen
Mit dem Generationenwechsel und den damit einhergehenden Modernisierungsbemühungen im Familienunternehmen kam die Frage: Wie sollen solch große Dokumentenmengen von über 80.000 Papierdokumenten pro Jahr digitalisiert werden, ohne dass dadurch Mehrarbeit entsteht? Denn komplizierter sollte eine digitale Lösung auf keinen Fall sein. Ein erster Digitalisierungsversuch mit d.velop scheiterte an genau dieser Hürde. Als Münsteraner Unternehmen suchte sich GO Container dann eine Münsteraner DMS Lösung aus: fileee.
“Für uns war es wichtig, dass die Lösung nicht nur digital läuft, sondern auch schneller.”
Moritz de Boer
Projektmanagement GO Container
Die Herausforderung
Alle Geschäftsprozesse erfolgten bei GO Container noch auf Papier - was alleine bei 20.000 Wiegescheinen im Jahr riesige Papierberge sind. Hinzu kommen unnötige Laufwege für die Rechnungsfreigabe, wenn mit der ausgedruckten Rechnung in der Hand der Weg zum Schreibtisch des Mitarbeitenden beschritten wurde, um festzustellen, dass er oder sie nicht am Platz oder in einem Meeting ist. So kam es zu unnötigen Verzögerungen oder dem Übersehen von Rechnungen inmitten der Papierstapel. Die Digitalisierung der Prozesse sollte unkompliziert sein und Zeit sparen - ein erster Versuch mit d.velop scheiterte an genau dieser Hürde.
"Da wir sehr viele Kunden und dementsprechend auch viele sensible Kundendaten haben war es uns besonders wichtig, dass diese Daten sicher verwahrt werden. Deswegen arbeiten wir mit einer deutschen Firma und nutzen beispielsweise Features wie die Zweifaktorauthentifizierung."
Moritz de Boer
Projektmanagement GO Container
Die Lösung
Mit fileee konnten nicht nur die großen Mengen an Wiegescheinen digitalisiert, sondern auch Dokumentenworkflows automatisiert werden. Statt mit Papieren durchs Büro zu rennen werden Dokumente automatisiert mit relevanten Kolleg:innen geteilt und Aufgaben automatisch vergeben. So hat GO Container eine Automatisierungsquote von über 90 % erreicht, effektives Arbeiten gefördert und viel Zeit eingespart. Alle Teammitglieder haben dabei Zugriff auf für sie relevante Dokumente und Freigaben können ortsunabhängig und zeitversetzt erteilt werden. Perspektivisch will GO Container weitere Abläufe automatisieren und andere Systeme wie die Warenwirtschaft integrieren.
“Nach einem halben Jahr können wir sagen, dass alles, was wir digital machen möchten und brauchen, mit fileee funktioniert und auch insbesondere mit den Automatisierungen alle Abläufe einfacher, schneller und unkomplizierter gehen.“
Moritz de Boer
Projektmanagement GO Container
"Vorher sind wir mit der freizugebenden Papierrechnung zum Schreibtisch des Kollegen. Wenn der Mitarbeiter gerade nicht da oder in einem Meeting ist, muss man später wieder hin oder die Rechnung liegt tagelang auf dem Schreibtisch oder fällt quasi unter den Tisch. Das ist jetzt mit fileee deutlich einfacher. Jetzt werden Rechnungen durch Tags den Mitarbeitenden zugeordnet und der Kollege kann sich einloggen und die Rechnung zeitversetzt freigeben. Dann wandert das Dokument weiter – sodass wir nicht mehr alle zeitgleich an einem Dokument arbeiten müssen und trotzdem geht nichts verloren. Es läuft viel reibungsloser, viel schneller und einfach viel stressfreier."
Moritz de Boer
Projektmanagement GO Container
WEBINAR: Best Practice Webinar - Wie GO Container von 40k Papierdokumenten/Jahr zu 100 % digital umstieg
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