Zeit Sparen und flexibel Arbeiten mit digitaler Dokumentenverwaltung im Friseursalon
Wie der Friseursalon TOPP&TOPP Dokumente aus zehn Jahren von überall und immer griffbereit in der Hosentasche verwaltet
300
Dokumente/Monat
> 4 h
Zeitersparnis/Monat
3
fileeeBoxen
Das ist TOPP&TOPP Die Friseure
Das Motto von TOPP&TOPP ist “alles - außer gewöhnlich” - und das zeigt sich nicht nur in der Kundenberatung und dem Serviceerlebnis mit lokalem Whiskey oder den nachhaltigen Produkten, sondern auch in der täglichen Büroarbeit. Als Andreas und Dominik den Friseursalon vor gut 10 Jahren übernommen haben, war schnell klar, dass dieser so digital wie möglich sein sollte, auch wenn das in der Branche noch eher ungewöhnlich ist. Denn oft fehlt die Technikaffinität. Als inhabergeführtes Unternehmen haben sie aber erkannt: Digitalisierung nimmt ihnen Arbeit ab, spart Zeit und ermöglicht Flexibilität für Team und Kunden.
Andreas ist von Haus aus Betriebswirt und arbeitet seit über 30 Jahren mit Dokumentenmanagementsystemen. Er hat die Entwicklungen auf dem DMS-Markt live mit erlebt, von komplizierten, wenig intuitiven Systemen, wo jedes Dokument aufwändig verschlagwortet werden musste, bis zu digitalen Versionen der bekannten Aktenordner. Das Digitalisieren von Dokumenten kostete Andreas immer zu viel Zeit, sei das weil jedes Dokument umständlich digital verschlagwortet werden musste, um jemals wieder gefunden zu werden, oder weil jeder kleine Kassenbeleg ein Grund war, den Scanner anzuschmeißen, und Originale dann weiterhin in Ordnern abgeheftet werden mussten. Seit drei Jahren hat er die Lösung für seinen Salon gefunden: fileee und die fileeeBox.
“Mir hat die Digitalisierung mit anderen DMS-Systemen oft zu viel Zeit beansprucht mit dem Verschlagworten einzelner Dokumente oder dass ich den Scanner extra für einen kleinen Kassenbeleg anschmeißen muss. Jetzt habe ich die fileeeBox. Da lege ich mein Handy oben drauf und den Kassenzettel unter den Scanaufsatz, die App erkennt das und startet den Scanvorgang automatisch. Das dauert so lange wie ein Foto machen. Und dann sehe ich auf dem Rechner schon, wie das Dokument analysiert wird. Ein Dokument wird in 2 Sekunden erfasst. Das Original kommt in die Box und die kommt in den Schrank. Wenn wir etwas suchen, können wir in fileee sehen, in welcher Box das Dokument ist und dann farblich kodiert, wo genau in der Box. Irgendwann werden wir im Keller 10 Jahre fileeeBoxen stehen haben und dann können wir die älteste wegwerfen, wenn das Jahr rum ist, und gut ist.“
Andreas Topp
Betriebswirt & Inhaber Friseursalon TOPP&TOPP
Die Herausforderung
Auch wenn Andreas die Chancen der Digitalisierung früh erkannt hat und viele DMS-Systeme in seiner beruflichen Laufbahn kennengelernt hat, war das Digitalisieren von Belegen dennoch oft noch aufwändig und umständlich und unnötig zeitintensiv. Auch das Lochen und Abheften von Originaldokumenten hat weiterhin Zeit gefressen. Gesucht wurde eine intuitive Lösung für KMU, die ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht, geeignet für die vorbereitende Buchhaltung mit DATEV ist und Potenzial für Automatisierungen hat.
"Mein Ziel ist, dass ich jeden Tag morgens die Büroarbeit erledige. Dazu gehört auch fileee. Das ist einfacher. Ich will künftig noch ganz viel automatisieren, damit mir diese Arbeit abgenommen wird. Wenn es schon so intelligente Sachen gibt, die mir die Arbeit abnehmen können, möchte ich die auch nutzen.“
Andreas Topp
Betriebswirt & Inhaber Friseursalon TOPP&TOPP
Die Lösung
Heute verwalten TOPP&TOPP alle Dokumente digital in fileee. Dabei nutzen sie vor allem den Import digitaler Dokumente über die E-Mail-Weiterleitung an die private fileee-Adresse. Mithilfe von Befehlen in der Betreffzeile kann Andreas Dokumente so direkt bei der Weiterleitung mit Tags versehen oder in Spaces teilen. Über die Volltextsuche hat er noch jedes Dokument gefunden, auch wenn die Metadaten wie Absender oder Empfänger mal nicht im Kontaktfeld erfasst wurden. Zur Strukturierung der Dokumente arbeiten TOPP&TOPP vor allem mit Tags und haben so auch digitale Personalakten angelegt. Steuerrelevante Dokumente exportiert Andreas ganz einfach zu DATEV für den Steuerberater. Mittels Aufgaben hat sich Andreas zudem eine Übersicht über anstehende Kontoaktivitäten in fileee gebaut, um so die offenen Posten direkt einzusehen und keine Zahlung mehr zu verpassen.
"Wir arbeiten viel mit Tags, weil es am effektivsten für uns ist. Ich kann einem Dokument ja mehrere Tags geben und so gut strukturieren. Ein Dokument kann also Buchhaltung sein – dann ist es Buchhaltung März 2023, dann ist es Buchhaltung, die die Kasse betrifft, oder Buchhaltung, die ein spezifisches Konto betrifft. Oder für die digitale Personalakte haben wir die Tags Personalakte und den Namen des Mitarbeitenden sowie weitere spezifischere Tags wie Finanzen. Die Tags kann ich dann auswählen und mir werden nur solche Dokumente angezeigt, die genau diese Tags haben. Die Tagvergabe kann man dann entweder automatisieren oder man setzt sich morgens hin und vertagt die 10, 15 Dokumente vom Vortag, legt die rechtssicher ab und archiviert sie.“
Andreas Topp
Betriebswirt & Inhaber Friseursalon TOPP&TOPP
"Gerade beim Jahresabschluss oder wenn der Steuerberater Rückfragen hat ist es für mich total easy, weil wir alle Dokumente digital haben. Für uns ist es einfach toll, dass man mit jedem Internetzugang, egal ob mit Laptop oder Handy, immer überall auf seine Dokumente zugreifen kann. Ich muss nicht mehr extra ins Büro fahren, auch wenn ich am Wochenende nur mal kurz etwas erledigen will. Ich kann den Laptop aufklappen und habe alle meine Dokumente griffbereit. Für einen Friseursalon ist ortsunabhängiges Arbeiten auf den ersten Blick nicht so wichtig, aber wenn wir mal in den Urlaub fahren, können wir jederzeit helfen und Probleme lösen. Aber auch wenn man mal im Café im Gespräch irgendeine Info braucht, habe ich die Antwort in der Hosentasche und kann sofort am Handy nachgucken.“
Andreas Topp
Betriebswirt & Inhaber TOPP&TOPP
WEBINAR: Wie der Friseursalon Topp&Topp mit fileee DMS App mobil von überall Dokumente verwaltet
Ob im Supermarkt oder am Strand von Thailand: Von überall aus auf Dokumente zugreifen können ist für Andreas Topp von TOPP&TOPP DIE FRISEURE ein Gamechanger. Erfahre, wie der Friseursalon Topp&Topp mithilfe von fileee sämtliche Dokumente digitalisiert und verwaltet. In diesem Webinar wird Dir anhand des Best Practice Beispiels gezeigt, wie schnell Du Struktur in die Buchhaltung Deines Unternehmens bringst, um wertvolle Zeit einzuparen. Erhalte geballte Expertise mit anschließendem Q&A.
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