Wie das Cybersecurity-Unternehmen AWARE7 durch den Einsatz von digitalem Dokumentenmanagement Arbeitszeit einspart
243
Dokumente/Monat
15
h
Zeitersparnis/Monat
3
fileee Bearbeiter:innen
Das ist AWARE7:
Die AWARE7 GmbH ist ein ISO27001 zertifiziertes Cybersecurity Unternehmen mit Hauptsitz in Gelsenkirchen. Die Themen Awareness, Pentesting und Informationssicherheit auf Management-Ebene beschäftigen das Team besonders.
Dabei setzen sie sich für ein breites Verständnis und den erhöhten Einsatz von IT-Sicherheitstechnologien in Deutschland und Europa ein. Sie selbst bauen auf niedrigschwellige Einstiegsformate wie z. B. Live Hacking & Awareness Shows, um den Großteil der Menschen erreichen zu können. Mehr zu AWARE7.
Dr. Matteo Große-Kampmann und Chris Wojzechowski von AWARE7
PRODUKT
PREMIUM Business
BRANCHE
IT-SICHERHEIT
MITARBEITER:INNEN
20
Der Zeitfresser: Papierkram
Nach der Gründung 2018 und dem starken Wachstum von AWARE7 stellte sich der Papierkram als besonderer Zeitfresser heraus. Als junges und vor allem digitales Unternehmen wollten sie möglichst wenig auf Papier setzen und ihre Arbeitsprozesse effizient und schlank halten. Seit Ende 2021 vertrauen sie auf das Dokumentenmanagementsystem von fileee.
„Es war uns, in unserer Branche, besonders wichtig, dass wir der Lösung auch vertrauen können. Und daher war für uns entscheidend, dass der Dienst in Deutschland ansässig ist und die Daten auf deutschen Systemen liegen.”
Dr. Matteo Große-Kampmann
Gründer & Geschäftsführer von AWARE7
Die Herausforderung
Bei rund 250 Dokumenten jeden Monat, von denen 45 % noch aus Papier sind, war es Matteo und Chris besonders wichtig, ein System sowohl für digitale als auch analoge Dokumente zu haben. Als Cybersecurity-Unternehmen standen aber natürlich auch Sicherheit und DSGVO-Konformität an oberster Stelle.
“Wir sind recht schnell bei fileee gelandet, weil wir eine einfache Lösung wollten, die uns zeitlich entlastet und für die Mitarbeiter einfach zu nutzen ist. Durch das intuitive UI war es für unsere Mitarbeiter kein Problem, sich in fileee einzuarbeiten.”
Dr. Matteo Große-Kampmann
Gründer & Geschäftsführer von AWARE7
Die Lösung
Durch den Einsatz von fileee als DMS konnte AWARE7 mehrere Prozesse umstellen und so jeden Monat rund 15 Stunden Arbeitszeit einsparen. Hierfür nutzt AWARE7 alle Importwege bei fileee: Smartphone-Scans von unterwegs zum Beispiel bei Belegen für die Reisekosten, Scannen und Ablage von analoger Post im Büro mit der fileeeBox oder den automatisierten E-Mail-Import für digitale Dokumente. Darüber hinaus arbeitet das Unternehmen mit den Metadaten und Tags und legt fileeeSpaces für langfristige Projekte an, um zugehörige Dokumente zu organisieren. Das erleichtert auch die Buchhaltung, den Rest erledigt die Lexoffice-Anbindung. AWARE7 nutzt aber auch die Volltextsuche:
“Die Suche ist super mächtig! Das funktioniert sehr, sehr gut! Wenn ich mal etwas im Kopf habe und nicht genau darauf komme, dann gebe ich einzelne Formulierungen in der Suche ein und finde es.”
Dr. Matteo Große-Kampmann
Gründer & Geschäftsführer von AWARE7
„Der gesamte Reisekostenprozess konnte dank des mobilen Scans verschlankt werden. Unsere Mitarbeiter müssen uns nicht mehr alle Belege einzeln hinterher geben und bekommen dadurch die Auslagen schneller wieder zurück – und wir müssen den Belegen nicht mehr hinterherrennen. Der Stand ist immer sekundenaktuell. Nahezu Echtzeit, in der Dokumente verarbeitet werden können.”
Dr. Matteo Große-Kampmann
Gründer & Geschäftsführer von AWARE7
WEBINAR: Wie das Cybersecurity-Unternehmen AWARE7 durch ein digitales DMS 15h Arbeitszeit pro Monat einspart
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