Schluss mit dem Rechnungschaos! fileee zeigt Dir, wie Du in Deinem Unternehmen die Rechnungen spielend leicht digitalisieren kannst. Vergiss das lästige Durchsuchen von Papierstapeln – zusammen bringen wir digitale Ordnung in das Rechnungschaos. Wir zeigen Dir, wie digitale Rechnungsdokumentation geht – damit Du in Zukunft den Überblick behältst.
Papierbasierte Prozesse sind zeitaufwendig, fehleranfällig und verursachen hohe Kosten. Im Gegensatz dazu hat es viele Vorteile, Rechnungen zu digitalisieren: Die Bearbeitung von digitalen Rechnungen bringt eine geringere Fehlerquote mit sich, denn dank der OCR-Technologie in smarten Dokumentenmanagementsoftwares (DMS) können die Rechnungsdaten extrahiert werden. Die Bearbeitungszeiten sind deutlich kürzer und die Rechnungen können in einer Cloud-Lösung archiviert werden. Dadurch steigt die Effizienz der gesamten Finanzabteilung.
Wenn Du Dich für fileee entschieden hast, ist es zunächst wichtig, Dir Gedanken zu machen, wie genau Du Dein DMS nutzen willst. Überlege dabei, wer in Zukunft alles mit fileee arbeiten soll, wie viele Teammitglieder Du hinzufügen möchtest und welche Rollen sie jeweils übernehmen sollen. Um in Deinem Unternehmen mit fileee Teams gemeinsam mit Deinen Kollegen strukturiert und einfach Dokumente verwalten zu können, solltest Du Dir klarmachen, welche individuellen Nutzerrechte Du an wen verteilen willst. Außerdem kann es nicht schaden, etwas Zeit in das Aufsetzen einer Struktur mit Tags und Spaces zu investieren, so dass alle Dokumente ganz einfach zu finden sind. Denn in fileee gibt es keine digitale Version der lästigen Ordnerstrukturen – so musst Du Dir nicht mehr merken, wo ein Dokument abgelegt wurde. Mit Tags, Volltextsuche und Spaces findest Du jedes Dokument im Handumdrehen. Weiterhin empfehlen wir Dir Verbindungen von fileee zu unterschiedlichen Services wie lexoffice oder DATEV und Deiner Dropbox herstellen. Wenn Du zu Beginn genügend Zeit investierst, um eine gute Struktur aufzusetzen, wird sich das auf jeden Fall langfristig auszahlen.
Im nächsten Schritt solltest Du Deine vorhandenen Papierrechnungen in digitale Dateien verwandeln, was du per Büroscanner, aber auch mit dem Smartphone machen kannst. Nach dem Scannen wird Dein Dokument mittels OCR (Optical Character Recognition) und Künstlicher Intelligenz analysiert. So werden alle wichtigen Informationen automatisch extrahiert. Das bedeutet, dass Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag usw. erkannt und in digitaler Form gespeichert werden. Das spart Dir jede Menge Zeit und Mühe beim Eingeben der Daten. Mittelfristig kann die OCR-Erkennung das Vier-Augen-Prinzip ersetzen – wie zum Beispiel bei unserem Kunden APF Consult.
Mit einem zentralen E-Mail-Postfach, das Du an fileee anbindest, kannst Du einfach alle Eingangsrechnungen gebündelt in Dein Dokumentenmanagement importieren. Wähle am besten eine unmissverständliche Adresse wie beispielsweise Rechnungen@Firma.de. Deine digitalen Dateien werden nun in fileee importiert und können dann dort von Dir verwaltet, geteilt oder beispielsweise mit Tags versehen oder an Buchhaltungssoftware wie DATEV exportiert werden.
Falls Du kein zentrales Postfach einrichten willst, kannst Du in Deinem E-Mail-Postfach eine Weiterleitungsregel anlegen, die automatisiert beispielsweise alle E-Mails mit “Rechnung” im Titel an Deine individuelle fileee-E-Mail-Adresse weiterleitet. Anhänge werden so automatisch in fileee importiert.
Jetzt, da Deine Rechnungen digitalisiert und die Daten extrahiert wurden, ist es an der Zeit, sie zu organisieren. In fileee kannst Du Strukturen anlegen, um Deine Rechnungen zu sortieren. Du kannst beispielsweise einen Space mit Deinem Steuerberater teilen, in dem Du alle steuerrelevanten Dokumente teilst. Verwende Tags mit Schlagwörtern, um die Suche nach bestimmten Rechnungen zu erleichtern. Nicht alle Dokumente brauchen Tags oder müssen in Spaces geteilt werden – mit unserer Volltextsuche findest Du Dokumente ganz einfach wieder, indem Du beispielsweise nach einem bestimmten Wort recherchierst, das in der Rechnung verwendet wurde. Du kannst Deine Dokumente natürlich auch filtern und Dir nur Dokumente des Typs „Rechnung“ eines bestimmten Absenders anzeigen lassen.
Es ist am Anfang vielleicht noch etwas ungewohnt, die vertraute Ordnerstruktur zu verlassen und sich nicht mehr von Ordner zu Ordner in die Tiefe zu klicken – aber Du wirst schnell merken, wie viel schneller das Verwalten von Dokumenten ist, wenn Du einfach flexibel suchen und filtern kannst. Noch schneller geht’s übrigens mit fileee Pay. Damit kannst Du unkompliziert aus fileee heraus Deine Rechnungen bezahlen. Was Du dabei genau beachten musst, findest Du unter fileee Pay im Hilfecenter.
Nachdem Du all Deine Rechnungen erfolgreich digitalisiert hast, solltest Du Dich um die Aufbewahrung Deiner physischen Originale kümmern. Hier kommt die fileeeBox ins Spiel. Mit ihr legst Du Deine Rechnungsoriginale schnell und ohne nerviges Abheften ab und hast Deine Dokumente immer griffbereit. Für die tägliche Arbeit mit Deinen Dokumenten hast Du diese digital in fileee vorliegen. Solltest Du doch einmal das Original benötigen, zeigt Dir fileee genau an, wo in Deiner fileeeBox sich das Original befindet.
Hier findest Du mehr zu unserer fileeeBox.
Sobald Du den Prozess der Rechnungsdigitalisierung in Gang gesetzt hast, ist es wichtig, Deine Lieferanten darüber zu informieren, dass Du Deine Eingangsrechnungen digitalisierst und dass Du ab sofort digitale Rechnungen bevorzugst. Stelle sicher, dass Du ihnen klare Anweisungen gibst, wie sie ihre Rechnungen elektronisch senden können, sei es per E-Mail oder über ein spezielles Portal. Eine offene Kommunikation mit Deinen Lieferanten ermöglicht eine reibungslose Umstellung auf die digitale Rechnungsabwicklung und sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit.
Wenn Du Dich dazu entschließt, Rechnungen zu digitalisieren, musst Du dabei auch immer die rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen. Beim Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems wie fileee ist es unerlässlich, dass alle Rechnungen die erforderlichen Angaben enthalten, wie beispielsweise das Ausstellungsdatum, den vollständigen Namen und die Adresse des leistenden Unternehmens und des Empfängers sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Außerdem müssen sie gut lesbar sein und sicherstellen, dass sie gemäß den Richtlinien der Datensicherheit aufbewahrt und jederzeit wiedergefunden werden können. Hier ein Überblick darüber, welche Aspekte Dokumente laut GoBD (Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen müssen, um als revisionssicher archiviert zu gelten:
Mit fileee ist das revisionssichere Archivieren einfach sicherzustellen. Worauf Du achten musst, erfährst Du in unserem Artikel zur revisionssicheren Ablage.
fileee ist Deine Allround-Lösung, die Dir beim Digitalisieren, Verwalten und Archivieren von Dokumenten hilft. Wenn Du Dich dazu entschieden hast, mit fileee Deine Eingangsrechnungen und anderen Dokumente zu digitalisieren, kannst Du Dich auf viele weitere Features freuen, die wir Dir zu bieten haben und mit denen Deine Rechnungsverarbeitung digital ganz einfach und flexibel zu handhaben ist.
