In einer Welt, die von digitaler Transformation geprägt ist, ist es an der Zeit, Abschied vom Papierkram zu nehmen und ein papierloses Büro zu etablieren. Mit fileee bieten wir Dir eine innovative Lösung, um den Papierberg in Deinem Unternehmen zu beseitigen und den Weg zu einem effizienten und umweltbewussten Arbeitsumfeld zu ebnen. Aber was muss man alles für ein papierloses Büro tun? Mit unseren Tipps zeigen wir Dir, wie Du mithilfe von fileee und anderen digitalen Tools den Übergang zu einem papierlosen Büro erfolgreich meisterst.
Es gibt viele gute Gründe, warum es wichtig ist, analoge Abläufe hinter sich zu lassen. Ein papierloses Büro ohne Ordnerstruktur bietet Dir mehr Effizienz, da Du Dokumente schnell und einfach digital durchsuchen, organisieren und teilen kannst. Zudem sparst Du Platz, da Du keine physischen Aktenordner mehr benötigst und Dich von der altbackenen und unpraktischen Ordnerstruktur verabschiedest. Durch den Verzicht auf Papier leistest Du auch einen Beitrag zum Umweltschutz und zur Nachhaltigkeit. Außerdem ermöglicht Dir ein papierloses Büro einen flexiblen und mobilen Arbeitsstil, da Du von überall auf Deine digitalen Dokumente zugreifen kannst. Mach Dich bereit für ein modernes und stressfreies Arbeitsumfeld!
Für ein papierloses Büro folge unseren praktischen Tipps. Durch die Umsetzung unserer Empfehlungen kannst Du auf papierlose Arbeitsprozesse umstellen und wirst Deine Büroabläufe effizienter gestalten, Kosten senken und gleichzeitig einen positiven Beitrag zur Umwelt leisten.
Auf dem Weg zu einem papierlosen Büro ist unser erster Tipp, eine gründliche Ist-Analyse durchzuführen. Dabei ist es wichtig, sich verschiedene Fragen zu stellen, um ein genaues Bild von der aktuellen Situation und den Anforderungen Deines Büros zu erhalten. Hier sind einige wichtige Fragen, die Du berücksichtigen solltest:
Indem Du diese Fragen beantwortest und eine umfassende Ist-Analyse durchführst, erhältst Du wertvolle Informationen darüber, wie Du den Übergang zu einem papierlosen Büro gestalten kannst.
Definiere konkrete Ziele, z. B. Reduzierung des Papierverbrauchs um 50 % in sechs Monaten. Mach sie messbar und realistisch. Setze einen klaren Zeitrahmen und teile die Ziele mit Deinem Team. Überprüfe regelmäßig den Fortschritt und passe sie bei Bedarf an. Klar definierte Ziele erhöhen die Erfolgschancen für ein papierloses Büro. Und noch ein Tipp: Um spezifische Zielvorgaben zu erreichen, motiviere Deine Mitarbeitenden, beziehe sie in deine Entscheidungen mit ein und kommuniziere klare Objektives und den aktuellen Status.
Nutze für große Mengen einen hochwertigen Scanner, um Deine Dokumente in digitale Formate umzuwandeln. Bei kleineren Mengen oder wenn Du unterwegs bist, kannst Du Deine Dokumente auch mit Deinem Handy in der fileee-App einscannen. Achte darauf, die Dateien in geeigneten Formaten wie PDF zu speichern, um eine breite Kompatibilität sicherzustellen. Nutze ein Dokumentenmanagement-System (DMS), um eine effiziente Verwaltung und einen schnellen Zugriff zu Deinen Dokumenten zu garantieren. Nach dem Import werden die Dokumente mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) und Künstlicher Intelligenz analysiert. Auf diese Weise werden alle wichtigen Daten extrahiert und digital gespeichert. Mit dem Scannen Deiner Dokumente legst Du den Grundstein für ein papierloses Büro und öffnest die Tür zu einer digitalen und effizienten Arbeitsumgebung.
Hinweis: Mit fileee kannst Du auch ganz leicht mit der mobilen fileee App scannen. Installiere Sie einfach auf Deinem Smartphone und schon kann es losgehen!
Ein Dokumentenmanagement-System erleichtert die Verwaltung und Organisation von digitalen Dokumenten und unterstützt Dich auf dem Weg zum papierlosen Büro. Hier ein paar Tipps, was Du bei der Auswahl eines DMS berücksichtigen solltest:
fileee ist eine umfassende Lösung, die Dir mit ihren vielen unterschiedlichen Features beim Digitalisieren, Verwalten und Archivieren von Dokumenten hilft. Bearbeite gemeinsam mit Deinen Kolleg:innen in fileee Teams alle Dokumente. Lege fileeeSpaces für unterschiedliche Aufgaben oder Anlässe an und teile sie mit Personen Deiner Wahl.
In einem papierlosen Büro bietet die Digitalisierung auch zahlreiche Vorteile für Deine Buchhaltung. Mit fileee bringst Du nämlich nicht nur Struktur in Deine Unterlagen. fileee verfügt außerdem über Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungssoftwares wie DATEV, lexoffice, Agenda und SevDesk (ab August 2023).
Anstatt Deine Unterlagen analog in Pendelordnern an Deine:n Steuerberater:in zu übermitteln, kannst Du in fileeeSpaces Deine digitalen Dokumente ganz einfach mit Deiner Steuerkanzlei teilen. Wenn ihr zusammen in einem fileee Team seid, gehören die geteilten Dokumente dem Team und können so von Berechtigten verwaltet werden. fileee ermöglicht Dir natürlich auch eine sichere Kommunikation auf allen Endgeräten. Auf diese Weise kannst Du Dich mit verschiedenen Personen im Chat über Deine Dokumente austauschen und Rückfragen klären.
Mit dem Export-Feature kannst Du Deine Unterlagen auch exportieren. Durch die digitale Übermittlung Deiner Dokumente sparst Du viel Zeit. fileee arbeitet kontinuierlich daran, seine Schnittstellen immer mehr zu erweitern, um Dir einen noch einfacheren und erweiterten Umgang mit Deinen Unterlagen zu ermöglichen.
Auch wenn das Ziel ein papierloses Büro ist, gibt es immer noch Situationen, in denen Du Originaldokumente aufbewahren musst. Hier kommt die fileeeBox ins Spiel, eine praktische Lösung von fileee. Die fileeeBox ermöglicht es Dir, Deine physischen Dokumente sicher und organisiert, aber zeitsparend zu archivieren, während Du gleichzeitig den Großteil Deiner Unterlagen digitalisierst.
Anstatt auf Ordner zurückzugreifen, bietet die fileeeBox eine praktische Dokumentenablage, mit der man sich lästiges Abheften und Sortieren von Unterlagen spart. Mit Hilfe der App findest Du Dokumente bei Bedarf spielend leicht wieder, denn sie zeigt Dir genau an, wo sie in der fileeeBox liegen.
Mehr Informationen zur fileeeBox gibt’s hier.
Die Strukturierung digitaler Dokumente ist entscheidend, um ein effizientes und gut organisiertes papierloses Büro zu erreichen. Eine Ordnerstruktur im herkömmlichen Sinne bieten Dir viele DMS an und natürlich kann die Verwendung eines Dokumentenmanagement-Systems somit die Strukturierung und Verwaltung digitaler Dokumente erheblich erleichtern. Aber das digitale Abbilden eines nicht-optimalen Prozesses wie dem Abheften in starren Ordnern gehört unserer Meinung nach dem letzten Jahrhundert an.
fileee verabschiedet sich hier von klassischen Dokumentenablage und kommt für das papierlose Büro ganz ohne Ordnerstrukturen aus. Anstatt sich durch unzählige Ordner zu navigieren, ermöglicht fileee die Strukturierung von Dokumenten mithilfe von Tags. Tags dienen als Schlagwörter oder Stichworte, die den Inhalt der Dokumente beschreiben. Mit fileee und seiner intelligenten Ablage findest Du Deine Dokumente spielend leicht und das mühsame Durchsuchen von Ordnerhierarchien gehört der Vergangenheit an. Und wenn Du einmal nicht weißt, nach welchen Tags Du filtern sollst, kannst Du beispielsweise auf die umfangreiche Volltextsuche zurückgreifen und so zuverlässig alle Dokumente wiederfinden.
Mit fileee kannst Du Deine Dokumente ganz einfach direkt hochladen und taggen – die Struktur ergibt sich dann wie von selbst!
fileee ist die ideale Lösung, wenn Du ein papierloses Büro ohne Ordnerstruktur anstrebst. Das DMS von fileee ist nicht nur einfach zu bedienen, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile. Mit fileee kannst Du Deine Dokumente schnell und effizient digitalisieren, verwalten und archivieren. Das intuitive Design und die benutzerfreundliche Oberfläche machen es einfach, sich in das System einzuarbeiten – egal, ob am Rechner oder mit der mobilen App. fileee ermöglicht Dir eine strukturierte und übersichtliche Organisation Deiner digitalen Dokumente, egal ob es sich um Verträge, Rechnungen oder andere wichtige Unterlagen handelt. Darüber hinaus bietet fileee Funktionen wie intelligente Texterkennung (OCR) mit Volltextsuche, Tagsund die Integration von anderen Anwendungen, um Deine Arbeit weiter zu erleichtern. Um erfolgreich auf ein papierloses Büro ohne Ordnerstruktur umzusteigen, nutze unsere Tipps und das fileee DMS – dann steht der Digitalisierung nichts mehr im Weg!
