Du möchtest Dein Geschäftsjahr mit einem Knall abschließen? Den Jahresabschluss zu erstellen, mag zwar nach einer lästigen Aufgabe klingen, aber mit der richtigen Anleitung und ein wenig Unterstützung wird er zum Kinderspiel. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Deinen Jahresabschluss Schritt für Schritt erfolgreich bewältigst. Und das Beste daran? Wir zeigen Dir, wie fileee Dir dabei helfen kann.
Aber bevor wir ins Detail gehen, lass uns kurz klären, was der Jahresabschluss überhaupt ist und warum er so wichtig ist. Der Jahresabschluss ist ein finanzieller Bericht, der am Ende des Geschäftsjahres erstellt wird. Er ist ein entscheidender Bestandteil der finanziellen Planung und Steuererklärung eines Unternehmens. Der Jahresabschluss gibt Dir einen Überblick über Deine Einnahmen und Ausgaben, Deine finanzielle Gesamtsituation und hilft Dir, Steuern korrekt zu berechnen. Ob Du ein Unternehmen führst oder Deine persönlichen Finanzen verwaltest, den Jahresabschluss ordnungsgemäß zu erstellen, ist entscheidend, um kluge finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Der erste Schritt, um Deinen Jahresabschluss erfolgreich zu erstellen, besteht darin, alle relevanten Unterlagen zu sammeln. Dazu gehören beispielsweise Kontoauszüge, Rechnungen, Belege, Gehaltsabrechnungen, Verträge und weitere finanzielle Aufzeichnungen. Es ist wichtig, dass Du sämtliche Informationen ordentlich und systematisch organisierst, um den späteren Prozess zu erleichtern.
Falls Du noch mit Papierbelegen arbeitest, wird es jetzt allerdings Zeit, davon Abschied zu nehmen. Das fileee DMS bietet Dir nämlich eine effiziente Lösung für die Organisation und Archivierung Deiner Unterlagen. Scanne zunächst alle relevanten Belege, die für Deinen Jahresabschluss benötigt werden. fileee ermöglicht Dir dann eine sichere und verschlüsselte Speicherung Deiner Dokumente und bietet Dir Funktionen wie die automatische Texterkennung (OCR), mit der Texte in gescannten Unterlagen durchsuchbar werden.
Vergib Tags und ordne so Deine in fileee hochgeladenen Dokumente ohne komplizierte Ordnerstruktur. Nutze die Tags oder die Volltextsuche, um Deine Unterlagen schnell zu finden. Auf diese Weise sparst Du Dir ein langatmiges Kramen in Deinen Dokumenten und Du hast Deine Unterlagen immer parat, wenn es drauf ankommt. fileee ermöglicht Dir außerdem eine unkomplizierte und ortsunabhängige Zusammenarbeit mit Deinen Kolleg:innen und auch der Austausch Deiner Dokumente – zum Beispiel mit Deinem Steuerberater – ist super einfach.
Nachdem Du alle Unterlagen gesammelt hast, ist es an der Zeit, Deine Buchführung zu überprüfen und die Konten abzustimmen. Stelle dabei sicher, dass alle Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst wurden und dass Deine Konten den tatsächlichen finanziellen Zustand Deines Unternehmens widerspiegeln. Sollten Unstimmigkeiten auftreten, kläre diese auf jeden Fall so früh wie möglich.
Die Inventur ist ein wichtiger Schritt bei der Erstellung des Jahresabschlusses, insbesondere für Unternehmen, die mit Waren handeln. Sie umfasst nämlich die Bestandsaufnahme und Bewertung der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zum Ende des Geschäftsjahres. Überprüfe Deinen Warenbestand und vergleiche ihn mit den Buchwerten. Alle Inventurergebnisse sollten sorgfältig dokumentiert werden, einschließlich der Zählprotokolle, Bewertungen und eventueller Abweichungen. Diese Dokumentation dient als Nachweis für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inventur und bildet die Grundlage für Deinen Jahresabschluss.
Wenn Du nun alle vorbereitenden Schritte abgeschlossen hast, kannst Du damit beginnen, den eigentlichen Jahresabschluss zu erstellen. Dieser besteht in der Regel aus einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), einer Bilanz und einem Anhang. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Dir die Erträge und Aufwendungen Deines Unternehmens, während die Bilanz einen Überblick über die Vermögens- und Kapitalsituation gibt. Der Anhang bietet zusätzliche Informationen und Erläuterungen zu den Zahlen.
Um Deinen Jahresabschluss akkurat zu erstellen, ist es wichtig, steuerliche Aspekte zu beachten. Informiere Dich über die geltenden steuerlichen Vorschriften und stelle sicher, dass Dein Jahresabschluss den Anforderungen entspricht. Gegebenenfalls solltest Du Deine:n Steuerberater:in hinzuziehen, um sicherzustellen, dass Deine Steuererklärung korrekt und vollständig ist.
Tipp: Über fileee Spaces kannst Du Deine Unterlagen ganz einfach mit anderen Personen teilen. Hierbei kreierst Du beispielsweise einen Space mit allen wichtigen Unterlagen, die Du für Deine Steuererklärung brauchst und verschickst im Optimalfall eine Team-Einladung an Deine Steuerkanzlei. Auf diese Weise hat Dein:e Steuerberater:in immer Einsicht in Deine Dokumente und kann diese sogar herunterladen. Für eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation kann der Chat im jeweiligen fileee Space genutzt werden.
Die genaue Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Rechtsform Deines Unternehmens und den gesetzlichen Vorschriften des jeweiligen Landes. Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder Aktiengesellschaften haben eine gesetzliche Frist von 3–6 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, um den Jahresabschluss zu erstellen. Kleinere Unternehmen oder Einzelunternehmen haben oft etwas mehr Spielraum und müssen den Jahresabschluss innerhalb von 6–9 Monaten erstellen. Wer seinen Jahresabschluss gemeinsam mit der Steuererklärung beim Finanzamt einreicht, hat im Normalfall bis zum 31. Juli Zeit. Allerdings gelten wegen der Corona-Pandemie von 2019 bis 2024 andere Fristen. So muss Deine Steuererklärung für 2022 beispielsweise im Regelfall erst am 2. Oktober beim Finanzamt vorliegen.
Um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit Deines Jahresabschlusses zu gewährleisten, ist es sinnvoll, ihn von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen. Ein Wirtschaftsprüfer überprüft Deine Buchführung, kontrolliert die Richtigkeit Deiner Zahlen und gibt Dir wertvolle Rückmeldungen. Eine externe Prüfung kann das Vertrauen von Investoren, Kreditgebern und anderen Geschäftspartnern stärken.
Sobald Dein Jahresabschluss fertiggestellt und geprüft wurde, solltest Du ihn entsprechend den gesetzlichen Anforderungen veröffentlichen. Dies kann die Einreichung beim Handelsregister oder anderen Behörden umfassen. Darüber hinaus kannst Du den Jahresabschluss nutzen, um die finanzielle Lage Deines Unternehmens zu analysieren, Ziele für das kommende Jahr festzulegen und potenziellen Investoren oder Geschäftspartnern Einblick in Deine Unternehmensentwicklung zu geben. Informiere Dich, ob Dein Unternehmen nach dem Gesetz publikationspflichtig ist, damit Du keine Strafen riskierst!
Den Jahresabschluss detailliert zu erstellen, erfordert Sorgfalt, Genauigkeit und Verständnis der finanziellen Prozesse. Indem Du Schritt für Schritt vorgehst und die oben genannten Punkte beachtest, kannst Du sicherstellen, dass Dein Jahresabschluss korrekt und aussagekräftig ist sowie den geltenden Vorschriften entspricht. Der Jahresabschluss ist nicht nur ein Instrument zur Erfassung der finanziellen Leistung, sondern auch eine wichtige Grundlage für Entscheidungen und die Planung Deines kommenden Geschäftsjahres.
Daher nutze ab jetzt fileee, denn das DMS bietet Dir eine nützliche Unterstützung bei der Organisation und Archivierung Deiner Dokumente. Auf diese Weise bist Du perfekt vorbereitet, um Deinen Jahresabschluss unkompliziert und mit Durchblick durchzuführen. Außerdem kannst Du fileee ganz einfach mit anderen Services verbinden und somit Deinen Workflow noch effizienter gestalten. Eine Verknüpfung zur Buchhaltungssoftware lexoffice oder DATEV vereinfacht beispielsweise Deine Buchführung und hilft Dir dabei, immer einen guten Überblick über Deine Finanzen zu haben. So bist Du optimal gewappnet, wenn es Zeit wird, Deinen Jahresabschluss zu erstellen.
