Wusstest Du, dass ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie fileee Dir nicht nur dabei helfen kann, Deine Buchhaltung auf Vordermann zu bringen, sondern auch die Zusammenarbeit in Deinem Team und mit Deiner Steuerkanzlei optimieren kann? In diesem Blogbeitrag erfährst Du, wie Du mit fileee Deine Buchhaltungsprozesse effektiver gestalten kannst, um Zeit sowie Ressourcen zu sparen, und wie Du auf diese Weise die Effizienz Deiner Finanzverwaltung steigerst. Außerdem erklären wir Dir, welche Vorteile eine digitale Buchhaltung mit sich bringt und was es bei der Umstellung auf digital alles zu beachten gibt.
Der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung beinhaltet den Übergang von physischen zu digitalen Dokumenten und Prozessen. Ein DMS wie fileee spielt dabei eine zentrale Rolle. Es erfasst, speichert und organisiert Deine Buchhaltungsunterlagen digital. Dies umfasst Deine Rechnungen, Quittungen, Verträge und andere wichtige Dokumente. Die Umstellung erfordert in der Regel eine klare Strategie und die Schulung Deiner Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass alle Kolleg:innen die neuen Prozesse effektiv nutzen können. Ein intuitives DMS wie fileee hilft Dir dabei, die Umstellung möglichst einfach und kurzfristig zu gestalten. Um Dich immer mehr von papierbasierten Prozessen zu entfernen, solltest Du eine Unternehmenskultur schaffen, in der weitestgehend alle Dokumente digital erstellt und weitergeleitet werden.
Die Rechnungsverwaltung ist ein entscheidender Teil der Buchführung, der von einem DMS erheblich optimiert werden kann. Alle eingehenden Rechnungen werden digital erfasst und in einer zentralen Datenbank gespeichert. Du musst nun nicht mehr physische Dokumente ablegen und archivieren. Stattdessen kannst Du Rechnungen einfach nachverfolgen, durchsuchen und abrufen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Du schnell auf bestimmte Transaktionen zugreifen musst oder Informationen für Lieferantenanfragen benötigst. Die Rechnungsverwaltung wird so zu einem nahtlosen und effizienten Prozess. Wenn Du sicherstellen möchtest, dass Deine Firma zukünftig seine Eingangsrechnungen auf digitalem Weg erhält, ist es essenziell, mit Deinen Lieferanten zu kommunizieren und diese über Dein Vorhaben aufzuklären, um so Deinen Rechnungseingang zu digitalisieren.
Wie der E-Commerce Shop Alles-Luxus.de über 10.000 Dokumente wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine mit fileee sicher und einfach verwaltet, erfährst Du in unserem Best Practice Webinar.
Ein wichtiger erster Schritt bei der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung ist, Deine Belege in Papierform mithilfe eines DMS wie fileee zu digitalisieren, zu verwalten und zu bearbeiten. Das Digitalisieren kann auf verschiedene Arten erfolgen. Du kannst Dokumente scannen, fotografieren oder elektronisch empfangene Dokumente direkt in Dein DMS importieren. In fileee hilft Dir unsere Künstliche Intelligenz dabei, Deine verschiedenen Dokumente zu verwalten, und liest mit der OCR-Erkennung Daten wie Dokumententyp, Rechnungspositionen oder Absender automatisch aus. Dabei verzichtet fileee auf klassische Ordnerstrukturen, denn Deine Dokumente findest Du über die Volltextsuche einfach und schnell wieder. Du kannst aber auch an Deine Dokumente Tags vergeben und Deine Unterlagen darüber oder über die Metadaten filtern und schnell finden. Auf diese Weise ermöglicht Dir die Digitalisierung nicht nur eine platzsparende Aufbewahrung, sondern erleichtert auch die Suche und den Zugriff auf Belege erheblich.
In unserer Mediathek oder unseren Erfolgsgeschichten erzählen Dir unsere Kundinnen und Kunden, wie sie fileee für ihr Unternehmen aufgesetzt haben und welche Funktionen und Strukturen ihnen besonders helfen. Darüber hinaus helfen wir Dir gerne in einer kostenlosen 20-minütigen Erstberatung, in der wir Dir die Software präsentieren und alle Deine Fragen beantworten.
Eine digitale Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile, denn eine umfassende Übersicht über Deine finanzielle Situation ist hiermit leicht möglich. Die Buchführung wird präziser, da das Risiko menschlicher Fehler, die beim manuellen Bearbeiten von Unterlagen schnell auftreten können, minimiert wird. Darüber hinaus trägt die Reduzierung von Papier und physischen Dokumenten zur Umweltfreundlichkeit bei. Auch die Zusammenarbeit im Team wird effizienter, da alle benötigten Informationen online verfügbar sind. Die Sicherheit Deiner Daten wird durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen verbessert.
In der digitalen Buchhaltung ist es von entscheidender Bedeutung, stets die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten. Hier kommt fileee ins Spiel. Unser DMS ermöglicht Dir nicht nur die effiziente Verwaltung Deiner Finanzdokumente, sondern hilft Dir auch dabei, den Überblick über steuerliche Anforderungen, Aufbewahrungsfristen und Compliance-Richtlinien zu behalten. Durch die Archivierung und die Möglichkeit, Dokumentationsverläufe mithilfe der Dokumenthistorie nachzuverfolgen, stellst Du sicher, dass Deine digitalisierte Buchhaltung stets den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dies kann insbesondere im Fall einer Steuerprüfung von unschätzbarem Wert sein, da Du alle notwendigen Unterlagen schnell und präzise zur Verfügung stellen kannst.
Die GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ Es handelt sich um eine deutsche Verwaltungsvorschrift, die die Anforderungen an die Dokumentation und Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen und Daten in Unternehmen regelt. Es ist wichtig, dass Dein Unternehmen die GoBD sorgfältig beachtet, um steuerliche Probleme zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung der steuerrelevanten Unterlagen sicherzustellen.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert, wie ein Unternehmen seine Prozesse zur Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Auswertung von steuerrelevanten Daten und Unterlagen organisiert. Sie ist essenziell, um die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der steuerlichen Prozesse Deines Unternehmens sicherzustellen. Außerdem dient sie dazu, mögliche Unregelmäßigkeiten oder Fehler in der Buchführung zu verhindern und ermöglicht den Finanzbehörden im Falle einer Betriebsprüfung, die Einhaltung der GoBD-Vorschriften Deines Unternehmens zu überprüfen. Du bist dazu verpflichtet, die Verfahrensdokumentation in Deinem Unternehmen immer aktuell zu halten und sie den Finanzbehörden auf Anfrage vorzulegen. Falls Du gegen die Anforderungen der Verfahrensdokumentation verstößt, kann das Finanzamt Dir steuerliche Sanktionen auferlegen.
Wer in seinem Unternehmen auf digitales Arbeiten umstellt, kommt in den Genuss vieler Vorteile. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem wie fileee ermöglicht allen Mitarbeiter:innen eine reibungslose Teamarbeit, denn es können immer mehrere Benutzer:innen gleichzeitig und ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente und Daten zugreifen. Mitarbeitende können Dateien gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinterlassen und Notizen teilen. Die Bearbeitung von Unterlagen geschieht nahtlos und übersichtlich, was die Produktivität steigert und die Kommunikation erleichtert.
Wer in seinem Unternehmen eine digitale Buchhaltung einführen will, sollte bei der Einführung eines DMS darauf achten, dass es leicht in gängige digitale Buchhaltungssoftwares integrierbar ist.. fileee ässt sich mittels Schnittstellen schnell und unkompliziert mit verschiedenen Buchhaltungssoftwares wie DATEV verknüpfen. Dabei kannst Du mit einem unserer Business-Tarife ganz unkompliziert Deine gesamten Belege, die Du in fileee verwaltest, mit zwei Klicks in Deine digitale Buchhaltungssoftware exportieren. Derzeit verfügen wir über Buchhaltungsschnittstellen zu DATEV, Agenda, lexoffice und SevDesk. Aber keine Sorge: Wir arbeiten kontinuierlich daran, euch Verknüpfungen zu weiteren Services anbieten können, um euren Workflow noch schneller und produktiver zu gestalten. Dein Vorteil mit einem DMS wie fileee: Du hast alle Deine Dokumente an einem übersichtlichen, intuitiven und sicheren Ort, von dem aus Du relevante Finanzdokumente an Buchhaltungssoftwares exportieren kannst. Denn viele Buchhaltungssoftware erfüllen zwar rechtliche Vorgaben, sind aber was Benutzerfreundlichkeit und weiterführende Funktionen angeht oft stark limitiert. Mit fileee kombinierst Du das beste aus beiden Welten und hast den zusätzlichen Vorteil, dass Du nicht in verschiedenen Programmen nach Deinen Dokumenten suchen musst.
Mit Du und Deine Kolleg:innen aus der Buchhaltung effizient und strukturiert arbeiten könnt, ermöglicht Euch fileee, in den Einstellungen mittels Zuweisungsregeln Belegtypen zu definieren. Die werden dann beim Export von fileee in Deine digitale Buchhaltungssoftware automatisch an diese übermittelt. Auf diese Weise werden Deine Dokumente ordentlich und strukturiert an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet, so dass die weitere Bearbeitung der Belege schneller und einfacher verläuft.
Mit dem PROFESSIONAL und ENTERPRISE Tarif von fileee kannst Du außerdem mehrere Dokumente gleichzeitig aus der Dokumentenansicht exportieren, anstatt jeden einzelnen Export durchzuführen. Dieser Multi-Export ermöglicht es Dir, beispielsweise alle steuerrelevanten Belege wöchentlich oder monatlich gebündelt an die Buchhaltungssoftware zu übertragen. Weitere Filterfunktionen erleichtern zusätzlich den Export in die Buchhaltungssoftware. Oder Du konfigurierst einfach mithilfe der Automatisierungen den automatischen Export von Dokumenten.
fileee bietet Dir je nach Tarif außerdem die Möglichkeit, verschieden viele Schnittstellen verknüpfen. Das bedeutet, Du kannst Dein fileee-Konto mit mehreren, unabhängigen Buchhaltungskonten verbinden und an diese Belege exportieren, während alle wichtigen Unternehmensunterlagen weiterhin an einem sicheren Ort abgelegt sind: dem fileee DMS.
Natürlich kannst Du in fileee Deine Dokumente nicht nur mit Deinen Kolleg:innen, sondern auch mit Deinem/r Steuerberater:in teilen! Dies machst Du ganz einfach über fileee Spaces. In jeden Space, den Du kreierst, kannst Du eine beliebige Anzahl an Personen einladen. Diese Personen haben diverse Zugriffsrechte und können dann Dokumente in dem Space einsehen, teilen und herunterladen. Das gemeinsame Verwalten der Dokumente zusammen mit Deiner Steuerkanzlei erleichtert Deine Buchhaltung ungemein. Und das Beste: Eure komplette Kommunikation kann ebenfalls über fileee stattfinden, sodass Ihr Euch das lästige Hin- und Herschreiben von E-Mails sparen könnt. Sie liegt genau wie Eure Dokumente sicher auf einem deutschen Server, sodass Ihr Euch um den Datenschutz keine Sorgen machen müsst! Hast Du Deine:n Steuerberater:in in Dein fileee Team eingeladen, so kann er oder sie außerdem auf Metadaten zugreifen und relevante Tags sehen und Dokumente danach filtern. Dadurch wird Eure Zusammenarbeit noch effektiver. Unsere fileee Tipps zur optimalen Zusammenarbeit mit Deiner Steuerkanzlei findest Du in unserem Blog.
Die Auswahl der richtigen digitalen Buchhaltungssoftware ist von entscheidender Bedeutung, um in Deinem Unternehmen eine effiziente Buchführung zu gewährleisten. Hier sind einige wertvolle Tipps, die Dir helfen werden, die passende Software für Deine Bedürfnisse zu finden.
Das digitale Dokumentenmanagement mit einem DMS wie fileee ist der erste Schritt auf dem Weg zur Einführung einer digitalen Buchhaltung. Die Umstellung von einer papierbasierten Buchführung auf eine digitalisierte Buchhaltung erfordert die Digitalisierung und Verwaltung aller relevanten Finanzdokumente, wie Rechnungen, Quittungen, Verträge und Kontoauszüge. Durch die Digitalisierung und elektronische Speicherung dieser Dokumente können sie effizienter organisiert, durchsucht und verarbeitet werden. Dies bildet die Grundlage für die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen und ermöglicht eine schnellere und genauere Buchführung. Es erleichtert auch die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, wie der GoBD. Nutze die digitale Buchhaltung als strategischen Vorteil für Dein KMU, um effizienter zu arbeiten, Fehler zu minimieren, Zeit zu sparen und langfristig Kosten zu reduzieren. Durch diese gezielte Nutzung moderner Buchführungstools kannst du Dein Unternehmen auf eine solide finanzielle Grundlage stellen und auf dem Weg zum Erfolg voranschreiten.
