Zum Ende des Jahres hat DATEV den eigenen Dienst DATEV DMS Classic abgekündigt. Bis zum Stichtag 31.12.23 müssen alle Nutzer:innen zu einer anderen DMS-Alternative wechseln. Wie Du am besten wechselst und worauf Du achten musst, dass Deine Dokumente und Rechnungen weiter rechtssicher verwaltet werden, erfährst Du in unserem Blogbeitrag.
DATEV DMS Classic-Nutzer:innen müssen sich darauf einstellen, dass der Service zum Ende des Jahres abgeschaltet wird, eine Wartungs- oder Servicezusage seitens DATEV gibt es nicht. Daher ist es wichtig, sich ausreichend Gedanken darüber zu machen, welche Alternativen es gibt und wie Du Deine Dokumente am einfachsten auf eine neue Plattform umziehen kannst, ohne dabei beispielsweise die Vorgaben einer revisionssicheren Ablage zu verletzen. Den Umzug Deiner Dokumente solltest Du nicht zu lange aufschieben, denn mit Abschaltung von DATEV DMS Classic musst Du den Service auch von Deinen Geräten deinstallieren.
Welche DATEV DMS Classic Alternative die Passende für Dich ist hängt ganz davon ab, welche Erwartungen Du an ein Dokumentenmanagementsystem hast. Typischerweise sollte ein gutes DMS:
Darüber hinaus gibt es natürlich noch weitere optionale Anforderungen, die Du an ein DMS haben könntest. Dazu könnte beispielsweise zählen:
Wenn Du nach einer Alternative zum DATEV DMS Classic suchst, ist fileee eine gute Wahl. Unser intuitives Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Dir, Dokumente in der Cloud zu speichern und von überall darauf zuzugreifen. Mit der mobilen App kannst Du Dokumente auch on-the-go einscannen. Die App und Webanwendung ermöglichen Dir flexibles Arbeiten und sind benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Dabei bietet fileee eine hohe Sicherheit und Schutz Deiner Daten durch doppelt hybride Verschlüsselung, Zweifachauthentifizierung und deutsche Server - Deine Dokumente unterliegen also dem deutschen Datenschutz. Natürlich ist fileee dabei sowohl GoBD- als auch DSGVO-konform und ermöglicht Dir eine revisionssichere Ablage. Auch die Integration mit anderen Tools wie OneDrive und Dropbox erleichtert die Arbeit. Zudem bietet fileee ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Mit unseren Schnittstellen zu DATEV, lexoffice, Agenda und SevDesk erleichtern wir die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater. Mit dem fileee Automations Feature kannst Du einfach manuelle Arbeitsschritte in fileee automatisieren. Und mit fileee Teams kannst Du ganz einfach mit Deinem Team in fileee zusammen arbeiten und durch individuelle Rechtevergabe jedem Mitarbeitenden genau die Dokumente zur Verfügung stellen, die er oder sie für die eigene Arbeit braucht.
Die Migration von DATEV DMS Classic zu fileee ist einfach, wenn auch umfangreich, wenn Du viele Dokumente hast. Dementsprechend solltest Du frühzeitig mit dem Umzug beginnen.
Nachdem Du Dir einen Überblick über die verschiedenen Anforderungen und Wünsche verschafft hast, ist es natürlich essenziell, diese Anforderungen mit den verschiedenen Tarifen abzugleichen und den für Dich passenden Tarif zu wählen. Mit fileee hast Du Dich dabei für eine kostensparende, aber skalierbare und umfangreiche Lösung für Selbstständige und KMU entschieden, die Du kostenlos zeitlich unbegrenzt testen kannst.
Mit unserem Business PREMIUM Tarif hast Du bereits viele nützliche Funktionen wie revisionssichere Ablage dank Dokumenthistorie, PDF Export mit Volltext, Kalenderintegration mit Aufgaben und Erinnerungen, Metadatenexport und einer Buchhaltungssoftware-Schnittstelle - und mehr. Unsere Künstliche Intelligenz unterstützt Dich dabei natürlich ungeachtet des Tarifs bei der Verwaltung Deiner Dokumente.
Für wachsende Unternehmen oder wenn Du sehr viele Dokumente verwaltest haben wir den fileee PROFESSIONAL Tarif. Dort hast Du weitere Funktionen wie beispielsweise Automatisierungen manueller Arbeitsabläufe, vier Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und Mehrmandantenfähigkeit sowie die Möglichkeit, bis zu acht Dienste (Dropbox, OneDrive, E-Mail-Postfächer) zu verbinden für den Dokumentenimport.
Alle Features und Funktionen findest Du in unserer Tarif-Übersicht. Wenn Du Unterstützung dabei haben möchtest, welcher Tarif der Richtige für Dich ist, kannst Du jederzeit eine kostenlose Erstberatung bei uns buchen.
Ein neues DMS kennenzulernen braucht Zeit. Auch wenn fileee besonders intuitiv und benutzerfreundlich ist, solltest Du Dir ein paar Tage Zeit nehmen, um Dich mit allen Funktionen vertraut zu machen. Dabei gilt es Fragen zu klären wie:
Wir helfen Dir gerne dabei, Dich in fileee zurecht zu finden. Du kannst Dich entweder an unseren Support wenden oder Du buchst eine kostenlose 20-minütige Demo bei uns, in der wir Dir die Software zeigen und all Deine Fragen beantworten.
Als ersten Schritt solltest Du Deine Altbelege nach DATEV DMS als Produktwechselarchiv übertragen. Beachte hierbei, dass das nicht über den Datenexport geschieht, sondern Du einen Umstellungsassistenten nutzt. An Deinen Rechnungswesen-Arbeitsplätzen sind diese Belege dann weiterhin inklusive Verknüpfungen verfügbar. Mit fileee bearbeitest Du dann nur neu eingehende Belege.
Nichtsdestotrotz solltest Du relevante Dokumente in fileee importieren, um so immer darauf Zugriff zu haben. Nachdem Du Deine Dateien aus DATEV DMS Classic also exportiert hast, kannst Du diese auf verschiedenen Wegen in fileee importieren.Hast Du die Dokumente lokal auf Deinem Computer gespeichert, kannst Du sie einfach über die Webanwendung importieren. Bei hohen Dokumentenmengen kann die Analyse eventuell etwas Zeit in Anspruch nehmen. Du kannst aber auch Dokumente per E-Mail importieren. Externe Cloudservices wie OneDrive oder Dropbox könntest Du zwar auch nutzen, beachte aber hierbei bitte, dass sensible Daten so auf ausländischen Servern landen. Die Server von fileee werden in Deutschland gehostet - Deine Daten sind also sicher und unterliegen dem deutschen Datenschutz.
In Deinem ersten Monat bei fileee hast Du, abhängig von Deinem Tarif, eine bestimmte Anzahl an Startdokumenten zur Verfügung. Das sind beispielsweise 2.500 Startdokumente im PREMIUM und 5.000 Startdokumente im PROFESSIONAL Tarif.
Sollten Deine Startdokumente nicht ausreichen, kannst Du jederzeit zusätzliche Dokumente dazu buchen.
fileee bietet Nutzer:innen viele Vorteile im Bereich des Dokumentenmanagements. Mit dem Tool können Dokumente einfach und sicher in der Cloud verwaltet werden und sind so von überall aus verfügbar - ob mobiles Arbeiten oder remote work. Dabei ist es möglich, Dokumente mit anderen Nutzenden zu teilen und gemeinsam an ihnen zu arbeiten. Auch die Suche nach bestimmten Dokumenten ist einfach und schnell durchführbar, denn Du kannst entweder die Volltextsuche nutzen, mit Tags arbeiten oder nach Metadaten filtern. Zudem ist fileee einfach zu bedienen und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche. Durch die Integration mit anderen Tools wird die Arbeit weiter erleichtert. Und nicht zuletzt bietet fileee ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis.
Wichtig ist, dass Du den Umzug vom DATEV DMS Classic nicht weiter aufschiebst. Denn der 31.12.23 als Stichtag der Abschaltung von DATEV DMS Classic steht fest und ab 2024 hast Du keinen Zugriff mehr auf Deine dort gespeicherten Dokumente. Mit fileee hast Du eine attraktive und skalierbare Alternative zum DATEV DMS Classic.
