Mit der Steuererklärung 2017 fällt die Belegpflicht für Privathaushalte weg. Dann müssen Dokumente nur noch auf Nachfrage des Finanzamts eingereicht werden. Was das für die Aufbewahrung Deiner Dokumente bedeutet, sagen wir Dir hier.
Die Steuererklärung kann ich komplett digital erledigen und benötige hierfür auch nur digitale bzw. digitalisierte Unterlagen, um die benötigten Infos und Angaben einzutragen. Im Normalfall muss ich gar keine Unterlagen mit meiner Steuererklärung einreichen. In einer offiziellen Information von ELSTER heißt es:
[…] häufig werden bei der Abgabe von Steuererklärungen Belege eingereicht, die vom Finanzamt nicht benötigt werden. […]
Durch die Abschaffung der Belegvorlagepflicht müssen ab der Steuererklärung 2017 zum Beispiel auch Spendenbescheinigungen nicht mehr eingereicht werden, sondern nur noch für den Fall bereitgehalten werden, falls das Finanzamt sie besonders prüfen möchte. Wenn aufgrund besonderer Lebensumstände Aufwendungen entstanden sind, wird trotzdem eine Belegeinreichung zusammen mit Deiner Steuererklärung empfohlen. Alle anderen Belege sind nur nach Anforderung durch das Finanzamt einzureichen. Dies betrifft z.B. Belege über Arbeitsmittel, Nachweise über Beiträge an Berufsverbände und Beitragsbestätigungen zu Versicherungen. Es wird empfohlen, alle Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides für die Erledigung von Rückfragen durch das Finanzamt griffbereit zu halten.
Ein Dokument, das Du darüber hinaus aufbewahren solltest, ist Deine Einkommensbescheinigung. Diese kann bei der Berechnung der Rente später noch relevant werden. Zudem müssen seit 2017 alle Handwerkerrechnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Handwerkerrechnungen gelten außerdem besondere Regeln, die gerne vergessen werden, wie Steuerberater Dieter Albrecht erläutert: "Es kommt schon mal häufiger vor, dass auf einer Rechnung steht “Wir führten an ihrem Haus Gartenarbeiten aus” und dann steht da nur eine Pauschalsumme, aber es werden keine Lohnkosten ausgewiesen. Für die Steuer ist es aber Voraussetzung, dass die Lohnkosten auf der Rechnung gesondert ausgewiesen sind und auch nicht bar, sondern per Überweisung bezahlt werden."
Bei Kontoauszügen empfiehlt es sich, sie mindestens drei Jahre lang zu verwahren, um gegebenenfalls die Zahlung einer Rechnung zweifelsfrei nachweisen zu können.
Um bei all diesen Vorschriften und den verschiedenen Papieren nicht den Überblick zu verlieren, empfehlen Experten jede Woche ein bis zwei Stunden für Büroarbeit einzuplanen. Und das alles nur, um die Dokumente im sehr spezifischen Bedarfsfall bereit zu haben? Das erscheint doch sehr viel. Mit einer digitalen Ablage bin ich bestens für die Steuererklärung gerüstet. Um trotzdem auch die Originale jederzeit wiederzufinden, haben wir bei fileee die fileeeBox entwickelt.
Sollte das Finanzamt einen Beleg im Original einfordern, zeigt mir die fileee App an, in welcher Box und auf welcher Höhe sich das gesuchte Dokument befindet. Ich habe keine Zeit in eine aufwendige Archivierung der Originale gesteckt und finde trotzdem alles wieder. Ansonsten erledige ich alles bequem digital.
Wenn Du noch mehr Fragen rund um die elektronische Steuererklärung hast und wie Du Deinen fileeeAccount dafür am besten nutzen kannst, dann schau doch mal auf unserer Seite zur Steuererklärung vorbei.
