Als kleine Firma mit sehr vielen Projekten hat bei uns jeder viel zu tun. Umso wichtiger ist es, dass tägliche Abläufe effektiv sind und wenig Zeit kosten. Da wir uns mit fileee zum Ziel gesetzt haben, anderen die Arbeit mit Papierkram zu erleichtern, liegt es nahe, dass wir darauf auch intern einen besonderen Fokus legen. Um einen Einblick zu schaffen, wie fileee in Unternehmen eingesetzt werden kann, wollen wir hier kurz unsere Arbeitsabläufe teilen.
Grob lassen sich diese in drei Schritte einteilen:
Als Unternehmen bekommen wir Dokumente über unterschiedliche Wege:
Papier: Um Dokumente, die wir per Post erhalten zu digitalisieren, nutzen wir einen Scanner. Dieser ist so konfiguriert, dass alle gescannten Dokumente automatisch an die fileee E-Mail-Adresse geschickt werden. Diese Dokumente werden automatisch mit unserem Account synchronisiert. Anschließend werden die Dokumente in der fileeeBox abgelegt, sodass diese mit Hilfe der Farbskala schnell wiedergefunden werden können.
E-Mail: Unser primäres E-Mail Konto ist mit fileee verknüpft. PDF-Rechnungen von Amazon-Marketplace-Händlern landen so beispielsweise automatisch in fileee. Bei einigen Anbietern ist unsere fileee-Email (@my.fileee.com) Adresse als Rechnungsadresse hinterlegt. Rechnungen an persönliche E-Mail-Adressen werden einfach an die fileee-E-Mail weitergeleitet.
Andere Portale: Bei einigen Händlern, wie Amazon oder PayPal ist es leider nicht möglich, sich seine Rechnungen per E-Mail zuschicken zu lassen. In dem Fall werden die Rechnungen manuell von der jeweiligen Webseite heruntergeladen und anschließend über die Webapp in den fileee-Account hochgeladen.
Bis auf das Herunterladen aus den Portalen haben wir alle Dokumente, die wir bekommen, sehr schnell und teilweise sogar komplett ohne Aufwand an einem Ort.
Im nächsten Schritt müssen die Dokumente durchgegangen werden. Es muss zum Beispiel nachgesehen werden, ob Rechnungen bezahlt werden müssen oder ob diese einfach archiviert werden können.
Dokumente archivieren: Alle Dokumente, die neu reinkommen, landen erstmal im Dashboard. Die App erkennt automatisch einen Großteil der in den Dokumenten enthaltenen Informationen, was viel Arbeit spart. Wenn etwas nicht auf Anhieb richtig erkannt wurde, werden diese Informationen korrigiert bzw. ergänzt, sodass am Ende Absender, Typ, Datum, Rechnungsnummer und Betrag, Kundennummern und Kontonummern richtig gesetzt sind.
Tags:
Zusätzlich vergeben wir Tags für die verschiedenen Zahlungsmethoden und für unterschiedliche Kategorien. Zum Beispiel wird für jede Kreditkarte ein jeweiliger Tag vergeben und ein anderer für Paypal. Das ist vor allem sehr nützlich, wenn die Dokumente später an die Buchhaltung übertragen werden.
Erinnerungen: Bei allen Dokumenten, bei denen noch etwas zu tun ist, wird eine Erinnerung erstellt. Zum Beispiel, wenn eine Rechnung bezahlt oder ein Vertrag gekündigt werden muss.
Für kein Dokument werden mehr als 30 Sekunden Arbeitszeit benötigt. Wenn z.B. eine Rechnung bezahlt werden muss, wird dafür eine Erinnerung angelegt und direkt mit dem nächsten Dokument weitergemacht. Etwa zwei bis drei Mal die Woche geht ein Mitarbeiter durch alle neuen Dokumente. Das kostet nie mehr als 10 Minuten Zeit.
Mit den ersten beiden Schritten wurde eine Ordnung in alle Dokumente von fileee gebracht. Ab jetzt hilft fileee in vielen Situationen Zeit zu sparen:
Rechnungen bezahlen: Beim Bezahlen der Rechnungen hilft mir fileee direkt auf mehrere Arten:
Ist die Zahlung einer Rechnung fällig, erinnert die App automatisch daran. Durch die Kalendarintegration können wir zudem auf einen Blick sehen, welche Rechnungen wann gezahlt werden müssen ohne ständig nachzugucken. Mit Hilfe der Bezahlcode Integration von fileee, ist es möglich, mit einem Klick unsere lokale Finanzsoftware zu öffnen, in welcher alle Felder direkt ausgefüllt sind. Bezahlte Rechnungen können als bezahlt markiert werden.
Belege einreichen:Um Dokumente zu DATEV zu übertragen, werden jeden Monat alle entsprechenden Belege runtergeladen und dann manuell hochgeladen.
Einfaches Finden von Dokumenten: Durch die Erkennung der Art des Dokuments, Absenders, Ausstellungsdatums etc. ist es möglich, sich mit der Filterfunktion mit wenigen Klicks alle Rechnungen anzeigen zulassen, die z.B. zwischen März – August 2016 von der Telekom ausgestellt wurden. Oder man filtert die Dokumente nach Kassenbelegen für einen bestimmten Zeitraum, denen man zuvor den Tag “Firmenwagen” gegeben hat. Außerdem kann mit der Volltextsuche nach beliebigen Begriffen in Dokumenten gesucht werden.
Dokumente nach Absender gruppiert: Mit dieser Funktion lassen sich auf einen Blick alle Dokumente von einem bestimmten Mitarbeiter anzeigen, wie beispielsweise Verträge oder Krankmeldungen.
Dokumente mit Mitarbeitern teilen: Über einen Shared Space können Lohnabrechnungen und andere Dokumente direkt über die fileee App mit Mitarbeitern geteilt werden.
Reisekostenabrechnungen: Mitarbeiter können direkt in Ihrem Account nach Belegen für einen bestimmten Zeitraum suchen und diese zusammenfassend als Reisekostenbericht exportieren.
Wiederfinden: Falls doch mal ein Originaldokument benötigt wird, können wir es schnell in fileee suchen und es wird angezeigt, in welcher Box und an welcher Stelle sich das Dokument befindet.
