Rechnungen auf elektronischem Wege auszutauschen, ist heute Alltag. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Rechnungen gültig auch per E-Mail versandt werden.
Die elektronische Rechnung ist einfacher zu handhaben, spart Porto-, Druck- und Papierkosten und ermöglicht die Optimierung routinierter Arbeitsprozesse. Aber auch beim Rechnungsempfang sinken die Kosten und der Arbeitsaufwand, da Prüfung, Zahlungsschritte und Ablage beschleunigt werden können. Viele Anbieter bieten ihren Kunden mittlerweile den Rechnungsversand auch in digitaler Form an. Diese Möglichkeit kannst Du nutzen, um Deinen Papierkram zu verringern. Falls keine entsprechende Option bei der Bestellung oder im Kundencenter zu finden ist, schicke einfach eine Mail an Deinen Internet – und Telefonanbieter, Deine Versicherung oder Deine häufig genutzten Online-Shops, und bitte um die Zusendung digitaler Rechnungen.
Hier findest Du weitere nützliche Tipps, die Dir auf dem Weg zu einem papierloseren Leben helfen können.
Doch welchen gesetzlichen Anforderungen unterliegt die elektronische Rechnung? Wir haben für Dich einen Überblick der wichtigsten Punkte erstellt:
- Alle Pflichtangaben einer Papierrechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung wiederzufinden sein. Hierzu gehören der Adressat und der Empfänger, welche mit vollständigem Namen und Anschrift aufgeführt werden müssen. Auch die Steuernummer, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag, der Zeitpunkt der Buchung und natürlich die zu bezahlende Leistung sollten auf der Rechnung stehen (UStG §14 Abs. 4).
- Grundsätzlich steht es heute jedem frei eine Rechnung elektronisch, oder per Post zu verschicken. Dennoch gibt der Gesetzgeber vor, dass der Empfänger der elektronischen Rechnung zugestimmt haben muss. Solltest Du Deine Rechnungen also lieber per Post zugeschickt bekommen wollen, kannst auch Du einer E-Mail Rechnung widersprechen. Die Zustimmung zu einer elektronischen Rechnung erfordert allerdings kein bestimmtes Format. Sie kann durch eine Regelung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, eine Zustimmungserklärung im Vorfeld, oder im Nachhinein erfolgen. Der Versand der elektronischen Rechnung gilt aber auch dann als gültig, wenn dieser bereits erfolgt und stillschweigend gebilligt wurde. So solltest Du dich also rechtzeitig bei dem jeweiligen Anbieter informieren, falls Du Deine Rechnungen weiterhin auf dem Postweg erhalten möchtest (UStG §14 Abs. 1).
- Die elektronische Rechnung muss revisionssicher archiviert werden. Die dafür geltende Aufbewahrungsfrist beträgt aktuell 10 Jahre. In der Praxis hat sich der Rechnungsversand als E-Mail-Anhang im PDF-Format durchgesetzt. Wer bei der Archivierung auf der sicheren Seite sein will, sollte nicht nur den Anhang, sondern die gesamte Mail archivieren (UStG §14b).
- Eine digitale Rechnung muss im Allgemeinen, aber auch während der Archivierungsfrist, bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Zum einen muss die Authentizität, also die Echtheit der Rechnungsherkunft gewährleistet sein. Zum anderen darf die Unversehrtheit des Inhaltes, und damit die Integrität der Rechnung, nicht angezweifelt werden können. Außerdem muss die Rechnung lesbar sein.
Auch wenn der digitale Rechnungsverkehr bereits weit verbreitet ist, komplett durchgesetzt hat er sich noch nicht. Viele Rechnungen wirst Du auch weiterhin per Post erhalten. Diese Papierrechnungen können jedoch unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert und aufbewahrt werden. Um der Rechtsgültigkeit der analogen Variante gerecht zu werden, müssen digitale Rechnungen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Nach dem Einscannen dürfen die Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
Hast Du noch Fragen oder Ideen zum Thema elektronische Rechnung? Wir freuen uns über jede Anregung!
