Die Kommunikation und Organisation im Büroalltag kann manchmal ganz schön lästig sein. Wenn Du Dich dann auch noch in in einer größeren Firma koordinieren musst, geht es schnell drunter und drüber. Um nicht den Überblick zu verlieren und vor allem produktiver zu arbeiten, gibt es mittlerweile eine ganze Reihe von webbasierten Tools, die Dir Den Büroalltag wesentlich erleichtern. Wir stellen Dir heute unsere Top 5 Tools vor, die wir bei fileee selbst täglich nutzen.
Trello ist ein Projektmanagementtool, mit dem Du immer den Überblick behältst. Sammle einfach all Deine Ideen und Aufgaben in Trello und füge anschließend Personen, Checklisten, Fälligkeitstermine, Kommentare oder Bilder hinzu. Die unterschiedlichen Projekte lassen sich dann in verschiedene Trello Boards aufteilen, die Du gemeinsam mit Deinen Mitarbeitern bearbeitest. Dadurch, dass alles direkt in Trello organisiert wird, kannst Du immer den Status Quo checken und ersparst Dir das nervige Nachfragen.
Wenn Du Deine Produktivität zusätzlich steigern willst, solltest Du in Trello unbedingt Listen erstellen, in denen Du die Aufgaben nach zeitlicher Dringlichkeit sortierst. Dadurch weißt Du immer, was als nächstes ansteht und kannst besser planen, welche Aufgaben Du am Tag bzw. in der Woche schaffen willst. Außerdem solltest Du eine Liste “Done” erstellen, in der Du alle fertigen Aufgaben ziehst. So siehst Du immer, was Du bereits geschafft hast und motivierst Dich selbst. Die Liste kannst Du dann einfach alle ein bis zwei Wochen archivieren.
Evernote ist ein digitales Notizbuch, indem Du von kurzen Stichpunkten bis hin zu großen Recherchen alles niederschreiben kannst. Zusätzlich kannst Du dabei Artikel aus dem Internet ausschneiden, Papiernotizen abfotografieren und Grafiken einfügen. Die Notizen werden dabei laufend in der Cloud synchronisiert, wodurch nichts verloren geht und Du von allen Geräten jederzeit darauf zugreifen kannst. Außerdem kannst Du Deine Notizen ähnlich wie in fileee noch mit Tags verschlagworten, über eine Volltextsuche jederzeit wiederfinden und Erinnerungen hinzufügen. Falls Du ein klassisches Ordnersystem bevorzugst, kannst Du Deine Notizen aber auch einfach in Notizbüchern abspeichern.
Die fertigen Notizen lassen sich dann ähnlich wie bei Dropbox, Google Drive & Co über einen Link für andere freigeben oder direkt über Evernote präsentieren.3. Lightshot
Lightshot ist ein Screenshot-Tool, mit dem Du den gesamten Bildschirm oder nur Teilbereiche des Desktops aufnehmen kannst. Es lässt Dich den Screenshot vor dem Abspeichern mit einem Editor bearbeiten. Bildschirm-Aufnahmen kannst Du so direkt mit Texten, Pfeilen, kleinen Skizzen oder Markierungen ergänzen.
Die fertigen Screenshots kannst Du anschließend auf der Festplatte speichern, in die Zwischenablage kopieren, per Facebook, Twitter oder Pinterest teilen oder in die LightShot-Cloud hochladen. Dort kannst Du die Bilder dank einer Online-Bildbearbeitung sogar noch weiter bearbeiten und in beliebige Dateiformate umwandeln.
Wenn es mal wieder Zeit ist für ein Teamevent, nutzen wir bei uns im Büro eine Doodle Umfrage, um ganz ohne Mühe und Stress den perfekten Termin zu finden. Du kannst Doodle kostenlos als Webapp nutzen. Mit Hilfe einer einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitung lässt Doodle Dich eine Tabelle erstellen, in der Du dann mögliche Daten und Zeiten einstellst. Das Ganze kostet Dich keine fünf Minuten. Per E-Mail oder kopiertem Link kannst Du jetzt Deine Kollegen dazu einladen, ihre verfügbaren Termine in der Tabelle auszuwählen. Hat jeder seinen Terminwunsch abgegeben, erhältst Du eine Übersicht über die Zusagen an jedem einzelnen Termin. Du kannst Dir aber auch direkt den Termin anzeigen lassen, an dem die meisten Deiner Kollegen zugesagt haben.
Doodle hat mittlerweile auch eine praktische Kalenderintegration, dafür ist allerdings eine Anmeldung erforderlich. Für Unternehmen gibt es auch Doodle Premium, welches komplett werbefrei ist und es neben weiteren Features erlaubt, die Umfragen individuell zu gestalten, Kalendereinladungen zu verschicken und eine eigene Subdomain einzurichten.
Die Kommunikation in einem größerem Team kann sich manchmal als echte Herausforderung gestalten. Der eine nutzt Messenger auf dem Handy, der andere Skype und wieder ein anderer ist nur per E-Mail erreichbar. Dann müssen auch noch irgendwie Dateien untereinander ausgetauscht werden... Wie gut, dass es Slack gibt!
Slack ist wie ein Chatroom für Dein Büro, in dem Du entweder über eine Privatnachricht oder themenbezogene öffentliche Channels mit Deinen Kollegen in Kontakt bleibst. Slack unterstützt dabei alle gängigen Dateiformate und zeigt dazu im Chat direkt eine Vorschau an. Falls Du die verschickten Dateien oder eine Nachricht noch einmal benötigst, kannst Du diese ganz einfach über die Suchfunktion wiederfinden.
Das wirklich einzigartige an Slack ist aber, dass sich ein ganzer Haufen an Diensten verknüpfen lassen. Dadurch erhältst Du zum Beispiel Deine neusten Twittermeldungen direkt als Nachricht in einem Slackchannel. Wir lassen uns über Slack direkt z.B. über Appcrashes informieren, um schneller darauf reagieren zu können.
Welche Tools nutzt Du, um Deinen Büroalltag zu erleichtern? Kennst Du vielleicht noch bessere Alternativen? Wir freuen uns auf jeden Fall über Anregungen!
