Wir haben letzte Woche eine Reihe von Online-Tools für die Steuererklärung vorgestellt. Viele davon erleichtern mir die Arbeit enorm. Sie führen mich Schritt für Schritt durch den Steuerdschungel und geben mir wertvolle Tipps, wie ich richtig Geld sparen kann. Nur eins nehmen mir all diese Anbieter nicht ab: Die benötigten Infos in meinen Unterlagen wiederzufinden. Wie man das mit fileee am besten hinbekommt, kannst Du hier nachlesen.
Vorab - fileee kann kein Programm wie smartsteuer, ELSTER oder Services wie den Steuerberater und die Lohnsteuervereine ersetzen. fileee kann Dir aber dabei helfen, Deine Dokumente so aufzubewahren, dass Du sie im entscheidenden Moment wiederfindest!
Um die Dokumente für die Steuererklärung griffbereit zu haben, muss ich sie zunächst hochladen oder mit fileee digitalisieren. Ansonsten liegen die Unterlagen nämlich überall verstreut: E-Mail Postfach, Schreibtischablage, Aktenordner usw. Mit fileee habe ich alle Unterlagen an einer Stelle in meinem Account. Das erspart mir lange nervige Suchen.
Habe ich meine Dokumente in fileee, versehe ich jede Datei, die irgendwie für die Steuererklärung interessant sein könnte, mit dem Tag “Steuererklärung 2017”. Ob ich danach noch weitere Tags vergebe und welche, wird im nächsten Abschnitt erklärt.
Wenn ich die Funktion des Dokuments für meine Steuererklärung mit der Volltextsuche herausfiltern kann, setze ich keinen Tag. Ich will es mir ja selbst nicht unnötig schwer machen, indem ich nachher tausend Tags habe. Programme wie smartsteuer sagen mir nämlich bereits sehr genau, welche Ausgaben ich an welchem Punkt geltend machen kann.
Die Lohnsteuerbescheinigung: Bei ELSTER wird explizit nach der Lohnsteuerbescheinigung gefragt. Wenn ich mit fileee nach Lohnsteuerbescheinigung suche, werde ich meine digitale Lohnsteuerbescheinigung finden, da der Name im Dokument enthalten ist. Ich brauche also keinen Tag zu setzen.
Finanzamtspost: Es ist sehr sinnvoll alte Korrespondenz mit den Behörden aufzubewahren. Da das Amt als Absender von fileee ohnehin automatisch erkannt wird, muss ich hierfür keinen Tag anlegen. Aber auch bei den Sonderausgaben oder den Ausgaben für die Kinder wird mir sehr genau gesagt, was ich einreichen kann. So kann ich leicht nach “Kindergeld” suchen und so die Bescheide über das letzte Kindergeld wiederfinden.
Parkticket: Ein Parkticket kann im Laufe der Steuererklärung interessant werden, wenn ich Werbungskosten oder Fortbildungskosten absetzen will. In diesem Fall kann ich die Kosten für das Parken steuerlich geltend machen. Da die meisten Steuertools mich darauf nicht explizit hinweisen, sollte ich vorher schon den Tag "Werbungskosten" setzen, um das Ticket dann schnell wiederzufinden. So kann ich auch gut zwischen Tickets unterscheiden, die ich privat gezogen habe, und Tickets, bei denen ich direkt weiß, dass sie für meine Steuererklärung relevant werden können.
Im folgenden zeige ich Dir meine hilfreichsten Tags für die Steuererklärung.
Werbungskosten sind alle Ausgaben, die mir im Zusammenhang mit meiner Arbeit entstehen oder bei der Suche nach einer neuen Stelle anfallen. Abgesetzt können dabei alle Kosten, die nicht vom Arbeitgeber erstattet werden.
Klassische Beispiel für Werbungskosten sind mein neuer Laptop, den ich für die Arbeit brauche, die Kosten für eine Fortbildung oder die Miete für mein Arbeitszimmer, weil ich von zuhause aus arbeite.
Warum Tags? Bei meinem neuen Laptop oder dem Parkticket während der Fortbildung ist es sinnvoll, den Tag "Werbungskosten" zu setzen, da ich diese Dokumente nur schwer über ein bestimmtes Stichwort wiederfinde. Gerade das Parkticket vergesse ich leicht, während ich meine Steuererklärung anfertige, obwohl ich es extra dafür aufbewahrt hatte. Mit dem Tag "Werbungskosten" hab ich alle relevanten Unterlagen auf einen Blick.
Unter Einkünften aus Vermietung und Verpachtung fallen alle Einnahmen, die Du durch Mietwohnungen oder verpachtete Grundstücke erzielst.
Warum Tags? Bei der Steuererklärung müssen Ausgaben- und Einnahmen einem Mietobjekt spezifisch zugeordnet werden. Wenn Du bereits beim Einscannen und Importieren Deine Dokumente mit Tags für die Objekte ordnest, hast Du es nachher deutlich leichter. Dieser Tag ist neben den Werbungskosten der wohl wichtigste für mich.
Tipp: Wenn Ihr fileeeSpaces nutzt, um Eure Unterlagen mit Eurem Steuerberater zu teilen, empfiehlt es sich, verschiedene Spaces für jedes Objekt anzulegen.
Bei Einkünften aus Kapitalvermögen geht es z.B. um Einnahmen durch Geldanlagen.
Warum Tags?In diesem Fall lässt sich viel über die Volltextsuche erledigen, da fileee meine Bank und andere Absender automatisch erkennt. Da ich aber nicht alle Bescheide meiner Bank für die Steuererklärung an dieser Stelle brauche, setze ich den Tag, um direkt die richtigen Unterlagen zu haben.
Sonstige Einkünfte sind Rentenbescheide, Unterhaltsleistungen, andere Bezüge, aber auch größere Einnahmen durch Grundstücksverkäufe oder Aktienverkäufe.
Warum Tags? Alles was man über die Volltextsuche finden kann, weil es im Dokumententext enthalten ist (z.B. Rentenbescheid, Unterhaltsleistungen, andere Bezüge), muss nicht getagt werden. Solltest Du aber größere Werte wie Grundstücke oder Aktien verkaufen, ist es sinnvoll, diese bereits beim Upload entsprechend zu markieren.
Schon vier einfache Tags sind eine große Hilfe bei der Suche nach Unterlagen für die Steuererklärung. Allgemein gilt: wenn Du schon beim Einscannen genau weißt, an welcher Stelle der Steuererklärung Du einen bestimmten Posten absetzen wirst, setze einen Tag. Insgesamt empfiehlt Steuerberater Dieter Albrecht:"Wichtig ist immer die Übersichtlichkeit und Vollständigkeit der Belege, das ist natürlich das ‘A und O’k der Steuererklärung. Das ich es wiederfinde und das nichts verloren geht."
Wenn Du so wie ich nicht genau weißt, was Du absetzen kannst, scanne einfach alles ein und suche mithilfe der Erklärung der Steuertools und der Volltextsuche die Unterlagen später zusammen. Wenn Ihr noch eine andere Anregung bekommen wollt, wie Ihr eure Werbungskosten detaillierter vorsortieren könnt, schaut Euch doch mal Diesen Eintrag an.
Um mal eine Übersicht darüber zu geben, welche Dokumente Du an welcher Stelle gebrauchen kannst, habe ich Dir die wichtigsten Stichpunkte in dieser Zusammenstellung aufgelistet.
Welche Tags nutzt Du für Deine Steuererklärung oder hast Du ein ganz anderes System?
