Hin und wieder werden wir gefragt, inwiefern sich fileee von anderen Cloud-Anbietern unterscheidet. In diesem Artikel möchte ich auf die wesentlichen Unterschiede eingehen.Natürlich bietet fileee viele Funktionen, die auch andere Cloud Services bieten. So hast Du z.B. von überall Zugriff auf Deine Dokumente, egal, ob zuhause am PC oder unterwegs über’s Smartphone. Zudem kannst Du Deine Dokumente auch als PDF Dateien herunterladen oder mit anderen auf verschiedene Arten teilen. Während die meisten Cloud-Anbieter wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive aber als Universallösung für die Speicherung von Dateien in der Cloud dienen, wird der Fokus bei fileee speziell auf die Verwaltung von Dokumenten gelegt. Wie das praktisch aussieht, erkläre ich in den folgenden Punkten:
Nachdem Du ein Dokument hochgeladen hast, wird dieses automatisch analysiert. So erkennt die App automatisch, um was für eine Art von Dokument es sich handelt und sortiert diese nach Rechnung, Vertrag, Gehaltsabrechnung, Kassenbeleg u.v.m. Zudem werden automatisch der Absender und Empfänger erkannt, so wie der Rechnungsbetrag bei Rechnungen. Öffnest Du ein Dokument, hast Du also alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Zudem hilft das Auslesen dieser Informationen beim Wiederfinden von Dokumenten, worauf ich im nächsten Punkt eingehe.
Während es bei den meisten Cloud Services nötig ist, seine Dateien in Ordnerstrukturen zu sortieren, erledigt fileee den Großteil der Sortierung automatisch. Durch die Erkennung der Art des Dokuments, Absenders, Ausstellungsdatums etc. kannst Du Dir mit der Filterfunktion z.B. mit wenigen Klicks alle Rechnungen anzeigen lassen, die Dir zwischen März - August 2016 von der Telekom ausgestellt wurden. Oder Du filterst Deine Dokumente nach Kassenbelegen für einen bestimmten Zeitraum, denen Du zuvor den Tag “Steuer 2016” gegeben hast.
Darüber hinaus bietet Dir fileee eine Volltextsuche. Das bedeutet, dass Du die fileee Suche nutzen kannst, um die Inhalte aller Deiner Dokumente nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen. Benötigst Du mal alle Dokumente, in denen der Name einer bestimmten Person genannt wird, brauchst Du diesen nur ins Suchfeld einzugeben und die entsprechenden Dokumente werden Dir angezeigt.
fileee bietet Dir die Möglichkeit, Deinen Dokumenten Erinnerungen zuzufügen. Willst Du die Überweisung einer Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen oder nicht die Kündigungsfrist eines Vertrages verpassen, kannst Du Dich bequem von der fileee App daran erinnern lassen. Tippe dazu einfach bei dem gewünschten Dokument auf das Wecker-Symbol und wähle das Datum aus, zu dem Du erinnert werden möchtest.
fileee bietet Dir eine große Auswahl an Möglichkeiten Deine Dokumente in Deinen Account zu laden. Über die Webapp kannst Du Dokumente einfach per Drag & Drop in Deinen Account ziehen. Zudem kannst Du Ordner von Cloud Diensten wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive verknüpfen. E-Mails mit Dokumenten im Anhang kannst Du einfach an Deine persönliche fileee E-Mail Adresse weiterleiten, wodurch diese automatisch in Deinen Account geladen werden.Auch Deinen analogen Dokumenten kannst Du schnell und unkompliziert digitalisieren. Die mobile App für iOS und Android bietet Dir die Möglichkeit Dokumente mithilfe der Kamera einzuscannen. Das Zuschneiden des Dokuments übernimmt die App dabei automatisch.
Im Gegensatz zu den meisten großen Cloud-Anbietern, deren Server sich in den USA befinden, befinden sich unsere in Straßburg. Dort unterliegen sie den strengeren deutschen Datenschutzbestimmungen, da es sich bei dem Rechenzentrumsbetreiber PlusServer um einen deutschen Dienstleister handelt.
Entschließt Du Dich dazu, fileee in Verbindung mit der fileeeBox zu nutzen, bietet diese Dir darüber hinaus eine komfortable Möglichkeit Dokumente, die Du analog aufbewahren möchtest, schnell wiederzufinden. Die Box verfügt über eine Farbskala. Nachdem Du ein Dokument in Verbindung mit der Box eingescannt hast, legst Du dieses einfach in der Box ab und die App merkt sich, an welcher Stelle in der Box es sich befindet. So findest Du Dokumente schnell wieder. Und das ohne Abheften oder Kategorisieren in einem Aktenordner.
