Wusstest Du, dass Du fileee mit Deiner Steuerkanzlei nutzen kannst, um so Dokumente digital mit wenigen Klicks zu exportieren? Doch auch in fileee führen viele Wege nach Rom: Du entscheidest, wie du fileee aufsetzt, um Dich bei Deiner Steuererklärung zu unterstützen und die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater zu erleichtern. In diesem Blogbeitrag erfährst Du, was es dabei zu beachten gibt und worauf es ankommt.
Wenn Du Deine Dokumente bereits digital verwaltest, sparst Du schon eine ganze Menge Zeit. Noch mehr Zeit kannst Du sparen, indem Du auch den analogen Dokumentenaustausch mit Deiner Steuerkanzlei umgehst und relevante Dokumente einfach direkt in fileee mit Deinem Steuerberater teilst. Denn auch wenn fileee keine klassische Steuersoftware ist, kann das fileee DMS Dich dennoch bei Deiner Steuererklärung unterstützen und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfachen.
Damit Du fileee optimal aufsetzen kannst, um Deine Steuer vorzubereiten, solltest Du Dir ein paar Fragen beantworten.
Sollte Deine Steuerkanzlei die Papieroriginale benötigen, bietet sich eine separate fileeeBox an. Dort sammelst Du ganz ohne Abheften alle steuerrelevanten Originale, die Du dann an Deine:n Steuerberater:in übergeben kannst. Auf die digitalen Dokumente hast Du in Deinem fileee-Konto jederzeit Zugriff.
Indem Du Dir über diese Fragen im Voraus Gedanken machst vermeidest Du Doppelarbeit und kannst einen Teil der teuren Expertenzeit Deines Steuerberaters sparen. Denn wenn Du Deine Dokumente mit einer auf Dich und Deine:n Steuerberater:in abgestimmten Logik verwaltest, muss Deine Steuerkanzlei die Belege nicht noch einmal nach einem eigenen System organisieren.
Der beste Weg über fileee Dokumente zu teilen geht über fileee Spaces. In einen Space kannst Du beliebige Personen einladen - mit ode rauch ohne bestehenden fileee Account. Dann können alle Personen Dokumente in den Space teilen, einsehen und herunterladen. Du kannst also zum Beispiel einen oder mehrere Spaces mit allen steuerrelevanten Dokumenten eines Kalenderjahres erstellen und diese mit Deiner Steuerkanzlei teilen. Dein:e Steuerkanzlei kann so alle Dokumente über einen rechtssicheren, verschlüsselten Kanal sehen und herunterladen. Zudem hat jeder fileee Space auch einen Chat, sodass Rückfragen bequem direkt in fileee geklärt werden können und alle Informationen sicherer als über E-Mail ausgetauscht werden können.
Für fileee Business Kunden gehen wir noch einen Schritt weiter. Die Steuererklärung ist für Unternehmer wesentlich aufwendiger und der nahtlose und gut organisierte Austausch mit der Steuerkanzelei umso entscheidender. Über fileee Spaces geteilte Dokumente können vom Steuerberater zwar eingesehen und heruntergeladen werden, allerdings kann dieser keine Informationen am Dokument bearbeiten noch z.B. die Tags sehen. So kann ein Doppelaufwand entstehen, wenn Du Deine Dokumente in fileee nach einer guten Logik strukturierst und Dein:e Steuerberater:in die Dokumente dann noch einmal eigenständig sortiert - und doppelte Arbeit ist unnötig teuer.
Trotz fortschreitender Digitalisierung ist die Übermittlung analoger Belege und Dokumente an die Steuerkanzlei nach wie vor weit verbreitet. Ein digitaler Austausch kann hier viel Zeit sparen - und zwar weit über die Zeit des Hin- und Hertragens analoger Papierdokumente.
Am einfachsten teilst Du Deine Dokumente mit Deinem Steuerberater, indem Du die neue Exportfunktion an Buchhaltungssoftware direkt in fileee nutzt. Über die neuen Schnittstellen zu DATEV, Agenda oder lexoffice kannst Du einfach relevante Dokumente an Deine Steuerkanzlei exportieren. Das digitale Übermitteln steuerrelevanter Dokumente an Deine Steuerkanzlei ersetzt die analoge Belegübermittlung und erneute Digitalisierung bzw. das Einpflegen seitens der Steuerkanzelei. Mit den neuen Features geht das jetzt noch einfacher, denn über Zuweisungsregeln können die Belegtypen wie bspw. “Eingangsrechnung” Dokumenten automatisch zugeordnet werden. Außerdem kannst Du gleichzeitig mit einem Klick eine revisionssichere Ablage sicherstellen. Mit dem Mehrfachexport ab PROFESSIONAL kannst Du mehrere Dokumente gleichzeitig an eine Buchhaltungssoftwaresoftware exportieren und dank des Belegtypmatching werden die in fileee hinterlegten Belegtypen gleich mit übernommen. Die Mehrmandantenfähigkeit erlaubt Dir außerdem, mehrere Buchhaltungskonten zu verknüpfen und so beispielsweise Dokumente wirtschaftlich voneinander unabhängiger Firmen (beispielsweise einzelne Filialen) in einem fileee-Konto zu verwalten.
Die Anzahl an Schnittstellen von fileee zu gängiger Steuersoftware wird laufend erweitert. Aktuell stehen DATEV, Agenda und lexoffice zur Verfügung; Sevdesk folgt im Juni 2023, weitere im Laufe des Jahres.
Mit den neuen Schnittstellen brauchst Du rein theoretisch Deinen Steuerberater nicht in fileee einladen, jedoch hat dies dennoch weiterhin viele Vorteile wie das klären von Rückfragen im Chat und in fileee Business mit aktivem Team ergeben sich weitere Möglichkeiten Deinem Steuerberater die Arbeit mit Deinen Dokumenten noch einfacher zu gestalten.
In fileee Business Accounts ab PREMIUM kannst Du ein Team erstellen und Dein:e Steuerberater:in kann dauerhaft Teammitglied in Deinem fileee-Account werden. Der Vorteil hierbei: Deine Teammitglieder können Deine Struktur (wie beispielsweise Tags) in fileee einsehen, Dokumente bearbeiten und Du kannst Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. So kann Deine Steuerkanzlei direkt mit Dir gemeinsam in Deiner fileee Struktur arbeiten und bspw. auch in fileee Dokumente mit relevanten Filter durchsuchen und so schnell und einfach mit Deinen Dokumenten arbeiten. Denn als Teammitglied kann Dein:e Steuerberater:in auch selbst Schlagworte hinzufügen oder Dokumente bearbeiten. Auch die fileeeBox kann im Team gemeinsam genutzt werden.
Wenn Dein:e Steuerberater:in Teil Deines Teams ist, kann Deine Steuerkanzlei natürlich auch eigenständig Dokumente an eine Steuerschnittstelle wie DATEV, Agenda oder lexoffice exportieren.
fileee Tipp: Falls Dein:e Steuerberater:in mehrere Mandanten mit fileee hat, kann es sein, dass die E-Mail-Adresse bereits vergeben ist, weil Dein:e Steuerberater:in bereits Mitglied eines anderen Teams ist. Das könnt ihr einfach umgehen, indem Du mit einem Plus-Zeichen in der E-Mail-Adresse arbeitest: emailsteuerkanzlei+deinname@adresse.de.
Wenn Du Deinem Steuerberater nur Viewing-Rechte im Team gibst, kann dieser alle mit ihm geteilten Dokumente einsehen. Deine Steuerkanzlei kann auch Deine Schlagworte einsehen, allerdings selbst keine Tags hinzufügen, ändern oder Dokumente bearbeiten. Auch der Export an eine Steuersoftware kann ein Steuerberater mit Viewing-Rechten nicht vornehmen. Du müsstest die Dokumente also entweder selbst exportieren oder Dein:e Steuerberater:in lädt sich die Dokumente herunter und lädt sie dann wieder in der Software hoch. Der Vorteil gegenüber dem Teilen nur in einem Space ohne Team-Zugang ist das einsehen aller relevanter Metadaten am Dokument und damit die Möglichkeit in fileee Dokumente nach allen Metadaten zu durchsuchen und zu filtern.
Wichtig ist: auch im Team ist das Teilen der steuerrelevanten Dokumente in Spaces notwendig, da die Rechtevergabe über die Spaces geregelt wird. Teammitglieder sehen in fileee nur die Dokumente, die in Spaces liegen, auf die sie Zugriff erhalten haben.
Egal, ob es sich um steuerrelevante Belege oder andere wichtige Unterlagen handelt, mit fileee hast Du alle Dokumente an einem Ort. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird dadurch deutlich vereinfacht, da sämtliche Belege digital und sicher in fileee abgelegt und mit wenigen Klicks exportiert werden können. Aber auch die Kommunikation mit Deinem Steuerberater kann in fileee erfolgen - kein E-Mail-Pingpong mit angehängten zip-Dateien mehr. Stattdessen kannst Du mithilfe von Notizen oder Aufgaben, Tags oder Spaces Deiner Steuerkanzlei wichtige Informationen zukommen lassen.
Wie involviert Dein:e Steuerberater:in sein soll, kannst Du flexibel und je nach Personalressourcen entscheiden. Zum Beispiel könnte Dein:e Steuerberater:in anfangs eine Struktur in fileee aufsetzen als Teammitglied, danach aber nur noch Viewing-Rechte haben, wenn Du die Dokumente selbst in dieser Struktur einpflegst.
Welche Lösung Du mit Deiner Steuerkanzlei wählst hängt von Euren individuellen Workflows und Anforderungen ab. Mit fileee hast Du die nötige Flexibilität, Deine Buchhaltungsprozesse auch an knappe Personalressourcen anzupassen. Deine Dokumente verwaltest Du an nur einem Ort, egal ob steuerrelevante Belege, Personalakten oder Verträge - das Suchen entfällt ebenso wie der Pendelordner oder die unsichere zip-Datei als E-Mail-Anhang an Deine Steuerkanzlei. Dein Steuerberater arbeitet mit Dir digital mit den Dokumenten und mit den neuen Steuerschnittstellen-Features geht der Export an Software wie lexoffice, Agenda oder DATEV mit wenigen Klicks.
